Kockáztatunk. Én is, pedig közeli jóbarátom nemrég fél milla feletti ajánlatot kapott Kürt Zrt-től adat visszaállításra.
Milyen gyakran csinálsz biztonsági mentéseket?
Védve vannak az adataid laptop ellopása, winchester megrongálódása esetére is? Magyarul: Ugyanoda készíted a biztonsági másolatot is?
Amiért egyáltalán szóba mertem hozni a témát, mert megismertem egy kiváló eszközt Dobó Mátyás http://doransky.hu/?p=1789 blogjáról, ami megoldja ezt
Ez egy fájdalom és strapamentes biztonsági mentés készítő.
Főleg kis cégeknek, szabadúszóknak, távmunkában, laptopon dolgozóknak, magánembereknek praktikus. (tovább…)
Főleg kisvállalkozásoknál fordul elő, hogy ügyfélnyilvántartásra (és kapcsolattartásra) nem megfelelő eszközt használnak, vagy még rosszabb, ha semmilyen eszközük nincs rá.
Ez kritikus pont a cég működésében.
A következő 4 perces videón bemutatom, hogy mi is a különbség egy Excel és egy Access adatbázis között, és hogy mi az a minimális funkcionalitás, amit egy ügyfélnyilvántartónak tudnia kell:
A példa alapján remélem átment, hogy ez nemcsak ügyféladatbázisra, hanem bármely más adatbázisra is alkalmas. Az adatbázis további funkciói olyan dolgokat tesznek lehetővé, amit excelben nem lehet, vagy nagyon körülményes megoldani.
Ne szenvedj kusza adatokkal, elkallódó információkkal! Hívj! 70-411-45-47
David Seah nem elégedett meg a szokásos naptár szerkezettel. Helyette alkotott egy használhatót.
Nagyszerűsége abból áll, hogy nem töri az időt hónapokra, hanem meghagyja az egymás utáni napokat, így már átláthatod:
mikor-mennyi idő áll még rendelkezésre,
mikorra tudsz elkészülni valamivel és
mindezt egy tömör formában, ahol
még helyed is van a megjegyzéseink beírására.
Más megközelítés, ezért még ha elégedett is vagy a jelenlegi projekt kezelő rendszereddel, nézd meg ezt! Ha tudsz angolul, látogasd meg Dave oldalát, érdekes gondolkodásmódot ismerhetsz meg.
A kompakt naptár így néz ki használat közben:
Mivel közeleg 2008, úgy döntöttem elkészítem a magyar verziót excelben.
Meddig terjed az excel és hol kezdődik az áttekinthetetlenség?
Félelmetes méretű egymásra hivatkozó excel fájl gyűjteményeket látok munkám során.
Valamikor egy-két funkcióra jöttek létre, majd az “evolúció” a használhatóság határára juttatta.
Miért is gond ez az egész?
Ha egy kiinduló helyen módosítunk egy adatot, vajon tudjuk, hogy hol kell frissítenünk ezután?
Bízhatunk-e benne, hogy minden fájlon végigment a frissítés?
Dokumentáltságuk többnyire hagy kívánni valót maga után, ezért az első új munkatárs, akire rábízzuk, véletlenül bebizonyítja, hogy itt bizony van hibalehetőség bőven és tönkretehet dolgokat.
Egy tesztkérdés jut eszembe az ilyen táblázatrendszerekről:
Mire használja a flexet?
A mit? 0 pont
Csiszolás, vágás. 5 pont
Csiszolás, vágás, kenyérszeletelés, konzervnyitás, fogkő eltávolítás, manikűr-pedikűr, barkónyírás. 10 pont
Vannak barkácsoló típusú emberek Gyakran nagyon ügyesek, szinte mindenre gondolnak és autodidakta módon beletanulnak a szakmába. Csak hát ugyanúgy, ahogy a fogkő eltávolításra nem a flex a legjobb eszköz, ugyanígy az excel sem alkalmas mindenre.
Egy másik kedvenc tesztkérdésem:
Mit tesz, ha csöpög a csap?
Pánikba esem és szerelőt hívok. 0 pont
Elzárom. 5 pont
Leflexelem a sarokszelepet, majd hogy megtaláljam a rejtett hibát, villanyvésővel végigbontom a falban a vízvezeték csövet, alkatrészeire szedem a bojlert, markolóval kibontom a ház vízbekötését, végül kihívom a szerelőt, aki elzárja a csapot. 10 pont
Nagyon túl lehet komplikálni dolgokat Ha veszélyes vizeken járunk, inkább forduljunk szakemberhez.
Ilyen magyar nyelvű oldal nincs, mert mi természetesen nem követünk el ilyen hibákat
Az excel egy rugalmas és jól használható eszköz, rengeteg lehetőséggel (és hibalehetőséggel).
A veszélyét a módszertan hiánya adja hozzá. Nem megy át tervezésen, tesztelésen, auditáláson. “Csak ess neki” módszerrel összedobják és a gyanú se merül fel bennük, hogy esetleg hibázhat. Azaz az excel a felhasználóval együtt veszélyes igazán
A megoldás az, ha a kritikus számításokat ellátó munkafüzetet vagy nagyon alaposan ellenőrizzük, teszteljük, majd levédjük, vagy elkészítését és védelmét excellel foglalkozó szakemberre bízzuk.
Kritikus adatok (pl. ügyféladatok) hasonlóan veszélyesek excelben.
Itt a véletlen sorbarendezések tehetnek tönkre egy címlistát, pl. ha a cégneveket sorba tettük, de vele a címek nem mozdultak…
A címlistákra a megoldás egy adatbáziskezelő rendszer, vagy méginkább célravezető “ügyfélkapcsolat menedzsment – CRM (Customer Relationship Management)” rendszerek használata.
Akár vezetőként jelentéseket kérsz embereidtől, akár tőled kérik a kimutatásokat, már megtapasztalhattad, hogy nem ugyanazt értitek a dolgok alatt.
Kimaradnak és máshogy értelmeződnek a “maguktól értetődő” részletek…
Ennek elkerülésére aztán az egyszerű, szakmaiságot minél jobban mellőző megfogalmazás helyett a másik szakterületébe nyúlunk óvatosan…
Ugyanúgy, mint az autózásnál, a cél meghatározás és az útbaigazítás jól jön a sofőrnek, de a vezetésre tanítás nem esik jól…
Az igény-meghatározás kommunikációs nehézségeinek áthidalására írtam egy pár oldalas, egyszerű útmutatót, mely egy – reményeim szerint – cikksorozat első része.
A projekt egyszerűen megfogalmazva: A napi rutintól eltérő egyedi, innovatív folyamat, mely több lépésből áll.
A Projekt menedzsment szoftver egy eszköz, ami segít megtervezni, koordinálni, végrehajtatni és elemezni projektjeinket.
A tények hatására bekövetkező változásokhoz lehet igazítani a tervünket, így az mindig aktuális állapotban tartható.
Egyik ilyen szoftver a Microsoft Project
Néhány kép kedvcsinálóként:
Gantt diagram, melyen időskálán látszanak a lépések:
Nyomonkövetési Gantt diagram, melyen összevethetők a tervadatok a tényekkel:
Az ilyen rendszerek bevezetése is egy projekt (oktatást, projekt szabályzatok kialakítását, esetenként testreszabást igényel).
A szervezeti projekt-kultúra és a szoftver biztos ismerete nélkül nem aknáznánk ki kellőképpen.
Az MS Project egy összetett eszköz, ami hasznos lehet, de csak ha ismerjük a működését, funkcióit és használatának fortélyait.
A Microsoft Project 2002-es (XP) verziótól kezdve sokkal felhasználóbarátabb, a 2003-as verzióval kezdődően pedig már magyar nyelven is elérhető.
Vannak helyek, ahol csak a projekt menedzser használja és rögzíti az adatokat, a projekttagok pedig csak nyomtatott formában találkoznak az ütemtervel, de a szoftverrel megoldható, hogy a munkatársak internet böngészőn keresztül rögzítsék saját gépükön:
a feladataik teljesülését-haladását, időráfordításukat
Fontos Skype-on történt beszélgetéseink (pl. távtanácsadás, egyeztetés, megállapodás) felvehetők egy segédprogrammal.
Ha a “Skype windows-hoz” verziót töltöttük le, akkor az extrák menüpont alatt találhatunk hasznos segédprogramokat, köztük a Pamela Call Recordert.
Telepítés és indítás után a hangrögzítő program eszköztárán a P betű legördítésénél van az MP3 menüpont, ami a 3 bekezdéssel lejjebb leírt weblapra vezet.
Ha a “Skype üzleti célokra” verziót töltöttük le, akkor az extrák menüpont szürke a program felületén, így a telepítés kicsit összetettebb:
A http://www.pamela-systems.com/download/ címről letölthető a skypehoz a Pamela nevű hangrögzítő szoftver, melynek a BASIC verziója ingyenes. A program magyar nyelvű.
Ahhoz, hogy a beszélgetéseket mp3 formátumban rögzíthessük, a http://www.pamela-systems.com/download/mp3.php oldalról töltsük le lame_enc.dll és az mpglib.dll fájlokat. Ezt a két fájlt másoljuk be a C:/Windows/ mappába, majd a Pamela újraindítása után a hangfelvétel már mp3-ban történik.
Érdemes ezt a pár lépést végrehajtani, mert az üzenetek, felvett beszélgetések hangminősége jobb, a fájlmérete kisebb lesz.
A szélessávú netnek köszönhetően újabb kommunikációs csatorna nyílt meg előttünk: Az azonnali üzenetküldők (Instant Messenger) világa.
Mivel szolgálhat minket ez az ingyenes eszköz?
- számítógép mikrofonnal és fejhallgatóval ingyenesen beszélhetünk a világ bármely táján található hasonlóan felszerelt partnerünkkel.
- láthatjuk, hogy mikor elérhető a partnerünk (így akár éjfélkor is meg merjük tőle kérdezni kérdésünket )
- írásban is tudunk partnerünkkel társalogni
- rögzíteni tudjuk a beszélgetésünket
- úgy tudunk üzenetet küldeni, hogy amikor bejelentkezik, megkapja
- míg egy telefon kizökkent a teendőnkből, egy üzenet késöbb is megválaszolható, mégis gyorsabb, mint az e-mail.
És mik a veszélyei:
- biztonsági kockázat (főleg a messenger a célpont)
- feltarthatnak munkánkban
Valaha az ICQ (I seek You – Én kereslek téged) volt a legnépszerűbb, ám a Windows XP-be beépített Windows (MSN) Messenger és a rendkívül egyszerűen beállítható Skype letaszította trónjáról.
Átlagos felhasználóknak a Skype-ot és a Messengert ajánlom. A Skype stabilabb. De mivel van aki csak ezt, vagy csak azt használja, ezért mindkettőt érdemes feltenni.
Az angol nyelvű ICQ-val csak kevés informatikussal lehetünk kapcsolatban
Az excel autószűrő funkciója 1000 féle tételtől kezdve hibázik.
Szűréskor nem veszi figyelembe az 1001. fajta tételt és az után következőket
Konkrétan, ha autoszűrővel ellenőrízzük, hogy valaki, vagy valami szerepel-e a listánkban, akkor az Excel becsaphat minket, mivel könnyen lehet, hogy a listában nem jelenik meg.
A hiba bemutatására mellékeltem egy fájlt, melyen kipróbálható a hiba: szűréshiba.xls
Az irányított szűrővel, illetve a keresőfüggvényekkel nincs ilyen probléma, bár ezek használata kicsit körülményesebb. Később erről is írunk.
Gyakran nagyon ügyesek, szinte mindenre gondolnak és autodidakta módon beletanulnak a szakmába. Csak hát ugyanúgy, ahogy a fogkő eltávolításra nem a flex a legjobb eszköz, ugyanígy az excel sem alkalmas mindenre.
