Hatékonyság Excel Blog Excel és más szoftveres tippek, tudnivalók, leírások érthetően, használhatóan.

Egy színes–szagos cégelemzés – esettanulmány

Olyannyira érdekes kihívásban volt részem, hogy ezt – ügyfelem engedélyével – meg kell osztanom veletek

Egy szervezetfejlesztő cég állapotfelmérő kérdőíveinek adataiból kellett automatikusan esztétikus diagnózist létrehozni.

A képről is látszik, hogy a diagnózis ábrákkal teletűzdelt szöveges, táblázatos, diagramos részekből állt húsznál több oldalon keresztül. Gyakorlatilag minden részében volt valami csavar és trükkös megoldás, ami miatt az elkészítés esettanulmányként is megállja a helyét.

Minden része változó volt:
– kihagyható, átfogalmazható kérdések
– megkérdezettek csoportosítása és ezáltal a csoportok száma
– diagnózisba kerülő oldalak listája
– diagnózis nyelve, nyomtatás színe

Az alap igény nem volt bonyolult: A beállítások után gombnyomásra készüljön el a diagnózis.
Ez csak egyetlen szimpla csodatevő gomb és nem több

Voltak olyan lehetőségek, amikre a megrendelő az excel korlátait ismerve nem is gondolt és voltak olyan részek, amikre az elején nem is mertem gondolni.

Ki így, ki úgy álmodta meg, de a készítés folyamán közös (rém és/vagy vágy ) álommá vált.

Megálmodta ügyfél, hogy mit szeretne, megálmodta a designer (sok-sok kép design elemmel) a kinézetét, megálmodtam én a belsejét, és hogy hogyan működjön; aztán az Excel alkotója kalandossá tette a célhoz vezető utat.

Nézzük meg a folyamatot lépésről-lépésre!

Ha fel vagy iratkozva, akkor az e-mailben megkaptad a tanulmányhoz a letöltési linket, ha nem, akkor iratkozz fel és megkapod!

2007, diagram, esettanulmány, Excel, Vezetőknek | Hozzászólások kikapcsolva

Segítség, nem számol az Excel!

Ez a hiba az utóbbi időben több ügyfélnél is felmerült. Mondanám, hogy “népbetegség”, de Etiópiában is beleütköztem, szóval világszerte szezonja van.

Lássuk a tüneteket!

A táblázatunk alján a szumma függvény valami rejtélyes oknál fogva 0-át mutat.

Ennyit vesz észre elsőre az átlag felhasználó.

Mi lehet a probléma forrása:
– Szövegeket nem képes szummázni az Excel, így ha szövegként vannak formázva az értékek, akkor azok 0-át eredményeznének. Ilyenkor kis háromszögek látszanak a cellák jobb felső sarkában.
– Manuális számítás van bekapcsolva, ezért nem frissítődnek a számítások. Ez 2003-as verzióban az Eszközök / Beállítások / Számolás fülön, a 2007-2010-es verzióban a Képletek szalag / Számítás csoportban található.

A harmadik problémaforrás a legérdekesebb! Ebbe futottak bele ügyfeleim mostanában többen.

A probléma oka lehet még a Körkörös hivatkozás!

Ez nem egy újabb hivatkozástípus az abszolút, a relatív és a vegyes után!

A körkörös hivatkozás azt jelenti, hogy egy számításban megpróbálunk egy ebből a számításból kalkulált eredményre hivatkozni. Ez lehet olyan, hogy önmagára (vagy önmagára is) hivatkozunk a cellában, de több számítás esetén egy ebből továbbkalkulált későbbi eredményre hivatkozunk.

Ez olyan, mint a 22-es csapdája. Hogy kiszámítsam ennek a cellának az eredményét, már tudnom kellene egy későbbi, ebből számolt eredményt. Ezzel a hurokkal/körrel megakasztjuk a számítást és az érintett szumma függvények 0-át eredményeznek.

(Szándékosan is használható ez az eszköz, de az egy haladóbb anyag. A felhasználók többnyire véletlenül ütköznek bele: nem lehetőségként, hanem problémaként.)

Ezt a problémát a gyökerénél kell megszüntetni.

A tünet jól látható egy “Körkörös hivatkozás” felirattal az állapotsoron.

Ha azon a munkalapon állunk, melyen a problémás cella van, akkor a Körkörös hivatkozás felirat mellett az állapotsoron az egyik problémás cella címét is látjuk. Ha ennek a cellának a javítását elvégezzük, akkor a következő problémás cella címét jeleníti meg.

Ha az állapotsoron csak a “Körkörös hivatkozás” felirat szerepel, akkor válts a következő munkalapra, illetve akár a következő munkafüzetre, hogy a hibás cella címét megpillantsd. (Van más módszer is, de ez a verziófüggetlen megoldás)

Mit kell tenni ezzel a problémás cellával?
Át kell gondolni a képlet logikáját, hogy milyen cellákkal kellene valójában számolnia, majd módosítani a hivatkozást.

A minta letölthető innen: Körkörös hivatkozás Excel fájl

Excel, Felhasználóknak, fontos | 1 hozzászólás »

Emlékeztetők a megfelelő módon

Lépten-nyomon azt látom, hogy ezt a funkciót egyáltalán nem úgy használják, ahogy kellene. Ilyen módon pedig nem segít, hanem inkább hátráltat.

Nézzük meg, hogyan zajlik az emlékeztetők tipikus használata:

Beállítom, hogy ekkor kell valamit megtennem, aztán újabb és újabb dolgokat.
Eleinte egyesével ugranak fel az emlékeztetők – természetesen rossz időpontban -, így a reakció egyszerűen “emlékeztessen x idő múlva”…
Közben újabb és újabb feladatok gyűlnek hozzá, a figyelmeztetéseket pedig mindig odébb-odébb lökdössük.
Aztán egyre több és több emlékeztető ugrik fel nekünk, van amelyik hetekkel késő, van amelyik hónapokkal késő feladatokra figyelmeztet…
Már meg se nézzük, hogy mik is voltak, csak emlékeztessen x idő múlvát nyomunk mindre abban való hitben, hogy majd lesz időnk…

Valójában egy hatalmas lavina alakul ki, ami betemet. Egyre reménytelenebb a végére érni a teendőknek. Mindennek tetejébe még a felugró ablakkal is gyötör minket.

Kinek működik ez???? Nem látom a kezeket! Elismerem: Én is így csináltam régen…

Gyökeresen más hozzáállás szükséges. Át kell változnunk esemény-vezérelt emberből önállóvá!

Ha már régóta görgeted ezeket a feladatokat, akkor a következőt javaslom:

Először is nézzük át a feladatlistát! Amire nem kell emlékeztető, arról vegyük le!

A felugró ablak arra való, hogy szóljon, AMIKOR valamit meg kell tenned, pl. elindulnod ügyfélhez. Semmi máshoz ne állíts be emlékeztetőt, csak ahhoz, ami egy aktuális időpontról szól!

Az emlékeztető nem tudja, hogy mikor végeztél egy feladatoddal, mikor nem zavarna. Hát inkább rendszeresen nézz rá a feladatlistára és onnan válassz, hogy mit fogsz éppen megoldani.

A feladatlistán is beállítható határidő, a tevékenység nevébe is beírhatod, hogy valaminek milyen dátumára figyelj.

Add meg a feladataidnak, hogy melyiket mely napon szeretnéd végrehajtani!

Lehet, hogy nem jut valamire idő, ezért a mára tervezettet görgetni kezded, átteszed holnapra, stb… Én mindig igyekszem reális időpontra tenni.

Lehet, hogy elhagysz feladatokat. Meg kellett volna tenni, de már késő… Ha már nem fogod végrehajtani, akkor vedd le a listádról, töröld, hogy ne rontsa a morálodat.

Áthúzott, elvégzett feladatok maradhatnak a listán, jó érzés látni, hogy túl vagyunk rajta.

Mikor nap közben dolgozol, az a legjobb, ha csak az arra a napra ütemezett feladatokat látod, így nem áraszt el, nem tűnik legyőzhetetlennek.

Amit elég valamikor megcsinálni, ahhoz nem adok határidőt.

Hogy hogyan érdemes megbírkózni a feladatokkal, arra többféle (Productivity) módszertan létezik, melyek közül magyarországon a legismertebb: Getting Things Done – Intézz el mindent, angol nyelven elérhető még a Do it tomorrow, Take back your life

Néhányról innen lehet szerezni angol nyelven összefoglalót: Productivity Methods

lifehack, Outlook, tippek, Üzletembereknek | 2 hozzászólás »

Adatvédelem: Dropbox és Secret Sync

Ha biztonságos rendszert akarunk kialakítani, ahhoz nem árt egy kis üldözési mánia. Végiggondolni az eshetőségeket, mintha sorra minden kötél szakadna…

Nálam előfordul, hogy egy-egy fájl megsérül, azaz időnként szükséges visszatérnem egy korábbi verziójára.
Intenzív munka esetén még a napi mentés is túl ritka.

A megoldást a Dropbox jelenti, ami folyamatosan menti a változatokat egy úgynevezett felhőbe, azaz internetes tárhelyre.

Adatvesztésnél még kényesebb kérdés, ha az adat illetéktelen kezekbe kerül.

A dropbox tárhelye elvileg biztonságos, azaz ha nem hibásodik meg, és tesz véletlenül elérhetővé fájlokat, akkor elvileg rendben volnánk.

A leggyengébb láncszem lehet mondjuk a bejelentkezési adatom.
Ha könnyen kitalálható a jelszóval bejutnak a tárhelyemre, akkor ott hozzáférhetnek mindenhez.

Ilyenkor kell továbbgondolni a rendszert! A dropbox tárhelyre csak titkosítva érkezzenek az érzékeny adatok.

Ehhez a Secret Sync nevű eszközt találtam.

Ez egy titkosítatlan mappából a gépen levő dropbox mappába már titkosítva teszi át az adatokat, amiről aztán a dropbox ment mindent a tárhelyre. Minden fájlt külön kezel, így a verziókövetésemmel sincs gond.

Az említett eszközök egy bizonyos adatmennyiségig ingyenesek.
Ha ezekről a linkekről regisztráltok, akkor a 2 GB ingyenes tárhelyen felül még 250 MB extra tárhelyhez juttok ingyen.

Dropbox regisztrációhoz:
http://db.tt/HP0iarb0

Secret Sync regisztrációhoz:
https://www.getsecretsync.com/ss/ref/i/?ss0a8272f

Beüzemelésükhöz a következő lépéseket kell végrehajtani:
1. Regisztrálsz a dropbox oldalán
2. Letöltöd és telepíted a dropbox alkalmazást
Ez létre fog hozni egy mappát (alaphelyzetben a “Dokumentumok”-on belül “My Dropbox” néven. Amit ebbe teszel, az kerül biztonsági mentésre.
3. Regisztrálsz a Secret Sync oldalán.
4. Letöltöd és telepíted a SecretSync alkalmazást.
Ez létrehoz egy másik mappát SecretSync néven. Amit ebbe teszel, az titkosítottan átmásolódik a Dropbox-on belül egy almappába.

Update:
Érthetetlen módon mostanában összekuszálta a dolgokat a Secret Sync. Nem tudom miért, de conflicted copy-kat hozott létre, így száműztem a gépemről. Helyette most a Viivo-t használom, ami ehhez hasonló, de egyelőre megbízhatóan működik.

Felhasználóknak, lifehack, tippek | 1 hozzászólás »

Excel automatizálás esettanulmány

Most egy újdonsággal jelentkezem, hogy még kézzelfoghatóbb legyen, milyen varázslatokat szoktam végrehajtani.

Egy egyszerű példán mutatom be, hogy a vállalatirányítási információs rendszerből kapott adatokat hogyan lehet megfelelően átalakítani a további használathoz.

Leírom benne, hogy melyik eszközt miért használom, illetve képeket mutatok az adatátalakítás folyamatáról.

Az esettanulmányt fekvő elrendezésben alkottam meg, hogy az monitor elrendezéséhez igazodjon és jól olvasható maradjon.

Az esettanulmányt innen tudod letölteni PDF formátumban (253 KB).

Észrevételedet a hozzászólások között várom.

Excel, Felhasználóknak, haladó, makró, Üzletembereknek, VBA, Vezetőknek | 5 hozzászólás »

Excel cellaszerkesztés gyorsbillentyűk

Újabb gyorsbillentyűs tippekhez érkeztünk.
Ezúttal adatbevitelt megkönnyítő, cellaszerkesztő billentyűparancsokat nézünk.

Eddig tartott a cellán belüli navigáció. Lássuk, hogy milyen szerkesztési lehetőségeink vannak!

Dátumot bevitelét vezető nullák és egyértelmű részek nélkül perjellel érdemes, így: 11/5/4

Az automatikus kiegészítés is egyszerűsít az adatbevitelben. Ha nem azt kínálja fel, amit szeretnénk, akkor csak tovább kell írni, vagy az alábbi lehetőségek közül választani:

Hogy lehet ezeket megtanulni? Néhány tipp hozzá:
Dátumban pont van, időben kettőspont
CTRL rendszerint “erősokszorozó”, azaz megnöveli a másik gomb hatását.
SHIFT mozgás közben kijelöl.

És hogy teljes legyen a kép, íme a korábbi gyorsbillentyűs tippek:
Excel navigációs gyorsbillentyűk
Gyorsítások billentyűzettel

2000, 2003, 2007, 2010, billentyűparancsok, Excel, tippek, XP | 4 hozzászólás »

Online adatbázis-kezelés egyszerűen

Egyre több esetben merül fel az igény a bárhonnan, bármikor elérhető, gyors adminisztrációs rendszerre. Az értékesítő út közben, vagy ügyfélnél is gyorsan el szeretné érni az adatbázist, vagy a munkatársak több telephelyről szeretnének dolgozni a közös adatbázisba. A vezetői döntésekhez késedelem nélkül, rendezett formában kell adatokhoz jutnunk. (tovább…)

adatbázis, Üzletembereknek, Vezetőknek | 2 hozzászólás »

Excel csodafegyver: FKeres / VLookup

Ez a függvény egy vízválasztó az Excel tudásában.

Állásinterjúk felvételi tesztjénél a körlevélhez hasonlóan ez az egyik sűrűn ellenőrzött/ellenőrzendő ismeret.
Hozzáteszem: Nem véletlenül!

Szükséges, mert valós problémát old meg, amit vagy rengeteg manuális munkával, vagy csak ennél bonyolultabb
függvénykombinációval lehetne kiváltani.

Vízválasztó, mert ez egy relatív bonyolult függvény.

Most nézzük az egyik felhasználási módját, egy késöbbi cikkben pedig kitérek a másik verzióra is. (tovább…)

2003, 2007, Excel, Felhasználóknak, fontos, függvény, haladó, tippek | 31 hozzászólás »

Hogyan mondjunk el a programozónak, hogy mit szeretnénk?

Tudom, hogy az ügyfél számára legtöbbször az első adatbázisáról / adatbázis leírásáról van szó, így nehéz lehet megfogalmaznia, hogy mire is van szüksége.

Az igények ismerete nélkül azonban nehéz még időráfordítást és közelítő árat is mondani. Olyan ez, mintha autót szeretnénk venni és a választék egy pár tízezer forintos sérült, régi használt autótól a közel 100 milliós Aston Martinig terjed. Legalább nagyjából látni kell az igényeket, mert kérdezni is csak utána lehet értelmeset.

A jó hír az, hogy az igények meghatározását az alábbi leírás alapján nem nehéz megalkotni.

A legegyszerűbb eset az, amikor a vállalatirányítási rendszerből kapott fájlból kell egy valamilyen felépítésű Excel fájlt, vagy fájlokat készíteni. Ilyenkor elegendő lehet, ha látom a kiindulási fájlt és az egyszer kézzel megformázott végeredményt. Még annyi információ szokott kelleni, hogy a mintafájlhoz képest még mire számíthatok? Több sorra a blokkokon belül? Több blokkra?

Ezt követően már tudom, hogy mekkora ráfordítás megírni egy programot, ami egy gombnyomásra végrehajtja a teljes átalakítási/darabolási/formázási folyamatot.

Nézzük meg mi a teendő akkor, ha egy adatbázisról van szó!
Először is, a jelenleg valahogyan működnek a dolgok. Ennek a leírása az elsődleges feladat!

1. Szövegesen írjuk le az adatbázissal kezelni kívánt folyamatot! Ennél írjuk le az általános szituációt és utána kifejthetjük, hogy milyen esetek fordulhatnak még elő, pl.:  Ügyfél telefonon, e-mailen, vagy faxon eljuttatja hozzánk az ajánlatkérését
   1. Munkatársunk kalkulál egy árat és vállalási határidőt
   2. Munkatársunk elküldi ajánlatát ügyfélnek
   3. Ügyfél visszajelez, hogy megrendeli-e (az ügyfél megrendelésre váró dolgokról jó ha van a munkatársnak listája, hogy érdeklődni tudjon ügyfélnél)
   4. Ha megrendelte, akkor …
2. Ha vannak munkalapjaink, akkor érdemes elővenni néhány kitöltöttet, ezeket bescannelni (vagy digitális fényképezőgéppel/telefonnal lefotózni) és a következő információkat szövegesen leírni:
   1. Melyik munkalap melyik lépéshez / lépésekhez tartozik?
   2. A munkalapnak melyik mezőjébe milyen jellegű adat kerülhet (szöveg, egész szám, tört szám, dátum)? Ezért is jó a kitöltött munkalap, mert abból már ezek többnyire lászanak. Fontos tudni, hogy az adatbázisokban az adattípusok eléggé szigorúak, azaz ha az egyik mező dátum, akkor oda nem tudok hozzávetőleges dátumot (pl.: 2010 augusztus), vagy szöveges leírást írni.
   3. Azt kell még láttatni még, hogy melyek azok a pontok, amit ha egy egyszerű táblázat egy sorába szeretnék beírni, akkor hol szeretnénk kettéválasztani azt az 1 sort, azaz hol kellhet beírnom egy mezőbe több adatot. Pl.: Egy munkalapra több gép javítását és hozzájuk a felhasznált alkatrészeket rögzítenénk.
   4. Mindegyik munkalaphoz írjuk fel, hogy mi alapján szeretnénk utána visszakeresni! pl.: munkalapszám, ügyfélnév, géptípus, felhasznált alkatrész.
3. Ha a jelenlegi folyamatban Excel fájlokat használunk, akkor azokból szintén érdemes pár soros mintaadatot tartalmazó táblázatot készíteni és az előbb leírt tudnivalókat hozzáírni.
4. Ha szeretnénk listákat látni, akkor tudnom kell, hogy melyik listában milyen oszlopok (mezők) látszódjanak. Pl.: Kifizetetlen számlák listán: ügyfél neve, kiállítás dátuma, fizetési határidő, nettó összeg, eddig mennyit törlesztett, mikor törlesztett legutóbb, mennyivel tartozik még.
5. Az elkészítendő jelentésekről írtam korábban egy részletes leírást: http://www.hatekonysag.hu/blog/kimutatas-jelentes-egyertelmu-egyszeru-megfogalmazasa.htm

Nagyon fontos jellemző a felhasználók száma és az, hogy ők mind helyi hálózaton használnák, vagy távolról is hozzá kell férni az adatokhoz.

A gépek korszerűsége szintén lényeges szempont. Milyen operációs rendszer és Office verzió van rajtuk, mennyi memória van bennük, mekkora a képernyőfelbontásuk.

Ha valamilyen tenyérszámítógéppel, vagy okostelefonnal is szeretnénk használni, arra is van lehetőség, de ezt is előre ismernünk kell.

Még ezek után is előfordulhatnak kérdések, ezért kontaktinformációk megadása célszerű, hogy kérdezni lehessen.

adatbázis, Üzletembereknek, Vezetőknek | 1 hozzászólás »

Word körlevél egyszerűen

A körlevél nemcsak levél lehet, ne legyünk annyira szögletesek!

A dolog akkor kerek, ha beleveszünk mindenféle sablonos dokumentumot, amiben pár adat változik. pl. egyen-szerződéseket, adatlapokat stb.

Ez mind körlevél és többször tapasztaltam, hogy mikor megmutatom, kerekednek a szemek és csillognak a tekintetek.

Hogyan is néz ki a történet?

Adott egy dokumentum, amiből sok hasonlót kell megcsinálnod. Csak az adatok változnak benne. Ez lesz a körlevél alap.

Szerencsés esetben van egy táblázatod, vagy adatbázisod azokkal az adatokkal, amiket be szeretnél helyettesíteni a dokumentumodba. Hívjuk ezt csak adatfájlnak. Ha nincs ilyened, akkor érdemes létrehoznod, mert a táblázat utána rendezhető, szűrhető is marad.

Az eredmény / happy end pedig egy olyan dokumentum, aminek a sok-sok lapja ki van töltve megfelelően.

Most hogy ismered a hozzávalókat és látod milyen finom lesz a végére: Lássuk a receptet! (tovább…)

2007, Felhasználóknak, tippek, word | 6 hozzászólás »