Archive for the ‘Felhasználóknak’ Category

Segítség, nem számol az Excel!

2013 január 16

Ez a hiba az utóbbi időben több ügyfélnél is felmerült. Mondanám, hogy “népbetegség”, de Etiópiában is beleütköztem, szóval világszerte szezonja van.

Lássuk a tüneteket!

A táblázatunk alján a szumma függvény valami rejtélyes oknál fogva 0-át mutat.

Ennyit vesz észre elsőre az átlag felhasználó.

Mi lehet a probléma forrása:
– Szövegeket nem képes szummázni az Excel, így ha szövegként vannak formázva az értékek, akkor azok 0-át eredményeznének. Ilyenkor kis háromszögek látszanak a cellák jobb felső sarkában.
– Manuális számítás van bekapcsolva, ezért nem frissítődnek a számítások. Ez 2003-as verzióban az Eszközök / Beállítások / Számolás fülön, a 2007-2010-es verzióban a Képletek szalag / Számítás csoportban található.

A harmadik problémaforrás a legérdekesebb! Ebbe futottak bele ügyfeleim mostanában többen.

A probléma oka lehet még a Körkörös hivatkozás!

Ez nem egy újabb hivatkozástípus az abszolút, a relatív és a vegyes után!

A körkörös hivatkozás azt jelenti, hogy egy számításban megpróbálunk egy ebből a számításból kalkulált eredményre hivatkozni. Ez lehet olyan, hogy önmagára (vagy önmagára is) hivatkozunk a cellában, de több számítás esetén egy ebből továbbkalkulált későbbi eredményre hivatkozunk.

korkoros hivatkozas Segítség, nem számol az Excel!

Ez olyan, mint a 22-es csapdája. Hogy kiszámítsam ennek a cellának az eredményét, már tudnom kellene egy későbbi, ebből számolt eredményt. Ezzel a hurokkal/körrel megakasztjuk a számítást és az érintett szumma függvények 0-át eredményeznek.

(Szándékosan is használható ez az eszköz, de az egy haladóbb anyag. A felhasználók többnyire véletlenül ütköznek bele: nem lehetőségként, hanem problémaként.)

Ezt a problémát a gyökerénél kell megszüntetni.

A tünet jól látható egy “Körkörös hivatkozás” felirattal az állapotsoron.

Ha azon a munkalapon állunk, melyen a problémás cella van, akkor a Körkörös hivatkozás felirat mellett az állapotsoron az egyik problémás cella címét is látjuk. Ha ennek a cellának a javítását elvégezzük, akkor a következő problémás cella címét jeleníti meg.

Ha az állapotsoron csak a “Körkörös hivatkozás” felirat szerepel, akkor válts a következő munkalapra, illetve akár a következő munkafüzetre, hogy a hibás cella címét megpillantsd. (Van más módszer is, de ez a verziófüggetlen megoldás)

Mit kell tenni ezzel a problémás cellával?
Át kell gondolni a képlet logikáját, hogy milyen cellákkal kellene valójában számolnia, majd módosítani a hivatkozást.

A minta letölthető innen: Körkörös hivatkozás Excel fájl




Adatvédelem: Dropbox és Secret Sync

2012 február 1

Ha biztonságos rendszert akarunk kialakítani, ahhoz nem árt egy kis üldözési mánia. Végiggondolni az eshetőségeket, mintha sorra minden kötél szakadna…

Nálam előfordul, hogy egy-egy fájl megsérül, azaz időnként szükséges visszatérnem egy korábbi verziójára.
Intenzív munka esetén még a napi mentés is túl ritka.

A megoldást a Dropbox jelenti, ami folyamatosan menti a változatokat egy úgynevezett felhőbe, azaz internetes tárhelyre.

Adatvesztésnél még kényesebb kérdés, ha az adat illetéktelen kezekbe kerül.

A dropbox tárhelye elvileg biztonságos, azaz ha nem hibásodik meg, és tesz véletlenül elérhetővé fájlokat, akkor elvileg rendben volnánk.

A leggyengébb láncszem lehet mondjuk a bejelentkezési adatom.
Ha könnyen kitalálható a jelszóval bejutnak a tárhelyemre, akkor ott hozzáférhetnek mindenhez.

Ilyenkor kell továbbgondolni a rendszert! A dropbox tárhelyre csak titkosítva érkezzenek az érzékeny adatok.

Ehhez a Secret Sync nevű eszközt találtam.

Ez egy titkosítatlan mappából a gépen levő dropbox mappába már titkosítva teszi át az adatokat, amiről aztán a dropbox ment mindent a tárhelyre. Minden fájlt külön kezel, így a verziókövetésemmel sincs gond.

secretsync works Adatvédelem: Dropbox és Secret Sync

Az említett eszközök egy bizonyos adatmennyiségig ingyenesek.
Ha ezekről a linkekről regisztráltok, akkor a 2 GB ingyenes tárhelyen felül még 250 MB extra tárhelyhez juttok ingyen.

Dropbox regisztrációhoz:
http://db.tt/HP0iarb0

Secret Sync regisztrációhoz:
https://www.getsecretsync.com/ss/ref/i/?ss0a8272f

Beüzemelésükhöz a következő lépéseket kell végrehajtani:
1. Regisztrálsz a dropbox oldalán
2. Letöltöd és telepíted a dropbox alkalmazást
Ez létre fog hozni egy mappát (alaphelyzetben a “Dokumentumok”-on belül “My Dropbox” néven. Amit ebbe teszel, az kerül biztonsági mentésre.
3. Regisztrálsz a Secret Sync oldalán.
4. Letöltöd és telepíted a SecretSync alkalmazást.
Ez létrehoz egy másik mappát SecretSync néven. Amit ebbe teszel, az titkosítottan átmásolódik a Dropbox-on belül egy almappába.

Update:
Érthetetlen módon mostanában összekuszálta a dolgokat a Secret Sync. Nem tudom miért, de conflicted copy-kat hozott létre, így száműztem a gépemről. Helyette most a Viivo-t használom, ami ehhez hasonló, de egyelőre megbízhatóan működik.




Excel automatizálás esettanulmány

2011 április 21

Most egy újdonsággal jelentkezem, hogy még kézzelfoghatóbb legyen, milyen varázslatokat szoktam végrehajtani.

Egy egyszerű példán mutatom be, hogy a vállalatirányítási információs rendszerből kapott adatokat hogyan lehet megfelelően átalakítani a további használathoz.

Leírom benne, hogy melyik eszközt miért használom, illetve képeket mutatok az adatátalakítás folyamatáról.

Az esettanulmányt fekvő elrendezésben alkottam meg, hogy az monitor elrendezéséhez igazodjon és jól olvasható maradjon.

Az esettanulmányt innen tudod letölteni PDF formátumban (253 KB).

Észrevételedet a hozzászólások között várom.




Excel csodafegyver: FKeres / VLookup

2010 október 6

Ez a függvény egy vízválasztó az Excel tudásában.

Állásinterjúk felvételi tesztjénél a körlevélhez hasonlóan ez az egyik sűrűn ellenőrzött/ellenőrzendő ismeret.
Hozzáteszem: Nem véletlenül!

Szükséges, mert valós problémát old meg, amit vagy rengeteg manuális munkával, vagy csak ennél bonyolultabb
függvénykombinációval lehetne kiváltani.

Vízválasztó, mert ez egy relatív bonyolult függvény.

Most nézzük az egyik felhasználási módját, egy késöbbi cikkben pedig kitérek a másik verzióra is. (tovább…)




Word körlevél egyszerűen

2010 március 31

A körlevél nemcsak levél lehet, ne legyünk annyira szögletesek! 🙂

A dolog akkor kerek, ha beleveszünk mindenféle sablonos dokumentumot, amiben pár adat változik. pl. egyen-szerződéseket, adatlapokat stb.

Ez mind körlevél és többször tapasztaltam, hogy mikor megmutatom, kerekednek a szemek és csillognak a tekintetek.

Hogyan is néz ki a történet?

Adott egy dokumentum, amiből sok hasonlót kell megcsinálnod. Csak az adatok változnak benne. Ez lesz a körlevél alap.

Szerencsés esetben van egy táblázatod, vagy adatbázisod azokkal az adatokkal, amiket be szeretnél helyettesíteni a dokumentumodba. Hívjuk ezt csak adatfájlnak. Ha nincs ilyened, akkor érdemes létrehoznod, mert a táblázat utána rendezhető, szűrhető is marad.

Az eredmény / happy end pedig egy olyan dokumentum, aminek a sok-sok lapja ki van töltve megfelelően.

Most hogy ismered a hozzávalókat és látod milyen finom lesz a végére: Lássuk a receptet! (tovább…)




A facebook sikerének titka

2009 december 1

facebook elmeny A facebook sikerének titka

Az élményt a kommunikáció adja a barátaiddal, ezt segíti elő és támogatja minden módon.

Aki már ráérzett az ízére, az tudja miről beszélek, aki még nem, az most megérezheti.

Készítettem egy rövid, ingyenes útmutatót, hogy megismerhesd a lehetőségeket
és könnyebben eligazodj a menük között. Innen tudod letölteni: http://www.hatekonysag.hu/letoltes/facebook_utmutato.pdf

A facebook olyan, mint egy buli helyszín, a körülmények meg vannak teremtve a szórakozáshoz és vannak akik már pörögnek is a parketten, de vannak akik még csak ülnek és várnak…

Remélem úgy fog működni ez az útmutató, hogy a korábban szótlan, tétlen tagok is megnyílnak és megteszik első lépéseiket.

Segítsetek benne, hogy ez megtörténhessen!

Ne gondold, hogy ez egy újabb iwiw! Az iwiw olyan mint a telefonkönyv, a facebook olyan mint a telefon. A facebook-on több kommunikáció van a barátaiddal egy hét alatt, mint iwiw-en egy év alatt. (tovább…)




Diagramválasztási tanácsadó és szelidítő

2009 november 5

Miközben Exceles tananyag projektjeimen dolgozom, lefordítottam Andrew Abela – ExtremePresentation.com diagramválasztó segédletét.

diagramvalasztasi segedlet Diagramválasztási tanácsadó és szelidítő

Képre kattintva letöltheted PDF formátuban.

Ez nem szentírás, elég ellentmondásos a terület.

Pl. Változó szélességű oszlopdiagram nem javasolt – mondaná Stephen Few vizualizálási szakértő. Jedi mester beállásából (fotó: http://www.perceptualedge.com/about.php)  és 4000 dolláros napidíjából látszik, hogy az erő vele van. 🙂 Érdemes lenne többet pepecselnem nekem is a diagramokkal? 🙂 (tovább…)




Excel + Word! OLLÉ!

2009 július 15

Ollé! Irány mexikó!

Talán hallottad már, talán nem, az OLE (Object Linking and Embedding – Objektum csatolás és beágyazás) az, amikor egy Office fájlba egy másik fájlt teszünk.

Most koncentrálok és kitalálom a kérdésed… 😀 : “Mi a fenének?”

Tudod a flex még értő kezekben sem ideális körömvágásra, barkónyírásra, mint ahogy egy kisollóval sem érdemes sarokcsiszolásra vetemedni…

Szóval van MisS Word, amivel csodaszép doksikat alkothatunk, ám saját táblázata ugyan szép lehet, de okos nem.

Okos táblázatokhoz Excel kell, ami bár okos (és lehet szép is), de nem dokumentumokhoz készült, így ahhoz nem ért.

Nem buta egyik sem, csak máshogy működik. Word a humán, Excel a reál tárgyakban jó? 😀 Nem egymás kiváltására, hanem kiegészítésére lettek kitalálva.

Konkrétan a Wordben pl. megoldhatók az intelligens sor és oldaltörések, az Excelben pedig a megfelelően képletezhető táblázatok.

Señoras y señores! Kóstoljunk bele a mexikói ízekbe! Fűszerezzünk egy Word doksit csipetnyi Excellel! Fel a sombreróval! Ollé!

Sokféleképpen lehet rosszul csinálni, inkább egy jó megoldást mutatnék. (tovább…)




Biztonsági mentések és szinkronizálás egyszerűen

2009 július 1

Vidi Rita nemrég kiváló interjút készített http://www.viruskommando.hu/blog/virusvedelem/nem-hasznalok-virusirtot/ néhány biztonsági szakemberrel és profi felhasználókkal, akik nem használnak vírusirtót.

Kockáztatunk. Én is, pedig közeli jóbarátom nemrég fél milla feletti ajánlatot kapott Kürt Zrt-től adat visszaállításra.

Milyen gyakran csinálsz biztonsági mentéseket?

Védve vannak az adataid laptop ellopása, winchester megrongálódása esetére is? Magyarul: Ugyanoda készíted a biztonsági másolatot is?

Amiért egyáltalán szóba mertem hozni a témát, mert megismertem egy kiváló eszközt Dobó Mátyás http://doransky.hu/?p=1789 blogjáról, ami megoldja ezt

dropbox Biztonsági mentések és szinkronizálás egyszerűen

Ez egy fájdalom és strapamentes biztonsági mentés készítő.
Főleg kis cégeknek, szabadúszóknak, távmunkában, laptopon dolgozóknak, magánembereknek praktikus. (tovább…)




Gyorsítások billentyűzettel

2009 június 11

Felforrt a levegő nálam.
Nemcsak a számítógépek és a tavasz / nyár fűt, hanem bezsongtam az egyik billentyűbe a billentyűzetemen.

Volt már hasonló korábban szoftverekkel, számítógépekkel, egérrel, billentyűzettel kapcsolatban, de ez most más! 😀
Rögtön meg fogod érteni Te is, mert ez egy logikus “szerelem” 🙂
Talán a menyasszonyom is megérti…

Az “ALT GR”, és a jobb oldali CTRL között volt és sokáig nem foglalkoztatott, hogy mire való, vagy mit ábrázol. Egyszerűen csak ott volt a tehetségével feldezésre várva. (Nem a Windows, hanem a mellette levő)

helyi menu Gyorsítások billentyűzettel

Szerencsémre rányomtam! És megtörtént a csoda! Előhozta a helyi menüt! (tovább…)