Főleg kisvállalkozásoknál fordul elő, hogy ügyfélnyilvántartásra (és kapcsolattartásra) nem megfelelő eszközt használnak, vagy még rosszabb, ha semmilyen eszközük nincs rá.
Ez kritikus pont a cég működésében.
A következő 4 perces videón bemutatom, hogy mi is a különbség egy Excel és egy Access adatbázis között, és hogy mi az a minimális funkcionalitás, amit egy ügyfélnyilvántartónak tudnia kell:
A példa alapján remélem átment, hogy ez nemcsak ügyféladatbázisra, hanem bármely más adatbázisra is alkalmas. Az adatbázis további funkciói olyan dolgokat tesznek lehetővé, amit excelben nem lehet, vagy nagyon körülményes megoldani.
Ne szenvedj kusza adatokkal, elkallódó információkkal! Hívj! 70-411-45-47
Meddig terjed az excel és hol kezdődik az áttekinthetetlenség?
Félelmetes méretű egymásra hivatkozó excel fájl gyűjteményeket látok munkám során.
Valamikor egy-két funkcióra jöttek létre, majd az “evolúció” a használhatóság határára juttatta.
Miért is gond ez az egész?
Ha egy kiinduló helyen módosítunk egy adatot, vajon tudjuk, hogy hol kell frissítenünk ezután?
Bízhatunk-e benne, hogy minden fájlon végigment a frissítés?
Dokumentáltságuk többnyire hagy kívánni valót maga után, ezért az első új munkatárs, akire rábízzuk, véletlenül bebizonyítja, hogy itt bizony van hibalehetőség bőven és tönkretehet dolgokat.
Egy tesztkérdés jut eszembe az ilyen táblázatrendszerekről:
Mire használja a flexet?
A mit? 0 pont
Csiszolás, vágás. 5 pont
Csiszolás, vágás, kenyérszeletelés, konzervnyitás, fogkő eltávolítás, manikűr-pedikűr, barkónyírás. 10 pont
Vannak barkácsoló típusú emberek Gyakran nagyon ügyesek, szinte mindenre gondolnak és autodidakta módon beletanulnak a szakmába. Csak hát ugyanúgy, ahogy a fogkő eltávolításra nem a flex a legjobb eszköz, ugyanígy az excel sem alkalmas mindenre.
Egy másik kedvenc tesztkérdésem:
Mit tesz, ha csöpög a csap?
Pánikba esem és szerelőt hívok. 0 pont
Elzárom. 5 pont
Leflexelem a sarokszelepet, majd hogy megtaláljam a rejtett hibát, villanyvésővel végigbontom a falban a vízvezeték csövet, alkatrészeire szedem a bojlert, markolóval kibontom a ház vízbekötését, végül kihívom a szerelőt, aki elzárja a csapot. 10 pont
Nagyon túl lehet komplikálni dolgokat Ha veszélyes vizeken járunk, inkább forduljunk szakemberhez.
Ilyen magyar nyelvű oldal nincs, mert mi természetesen nem követünk el ilyen hibákat
Az excel egy rugalmas és jól használható eszköz, rengeteg lehetőséggel (és hibalehetőséggel).
A veszélyét a módszertan hiánya adja hozzá. Nem megy át tervezésen, tesztelésen, auditáláson. “Csak ess neki” módszerrel összedobják és a gyanú se merül fel bennük, hogy esetleg hibázhat. Azaz az excel a felhasználóval együtt veszélyes igazán
A megoldás az, ha a kritikus számításokat ellátó munkafüzetet vagy nagyon alaposan ellenőrizzük, teszteljük, majd levédjük, vagy elkészítését és védelmét excellel foglalkozó szakemberre bízzuk.
Kritikus adatok (pl. ügyféladatok) hasonlóan veszélyesek excelben.
Itt a véletlen sorbarendezések tehetnek tönkre egy címlistát, pl. ha a cégneveket sorba tettük, de vele a címek nem mozdultak…
A címlistákra a megoldás egy adatbáziskezelő rendszer, vagy méginkább célravezető “ügyfélkapcsolat menedzsment – CRM (Customer Relationship Management)” rendszerek használata.
Akár vezetőként jelentéseket kérsz embereidtől, akár tőled kérik a kimutatásokat, már megtapasztalhattad, hogy nem ugyanazt értitek a dolgok alatt.
Kimaradnak és máshogy értelmeződnek a “maguktól értetődő” részletek…
Ennek elkerülésére aztán az egyszerű, szakmaiságot minél jobban mellőző megfogalmazás helyett a másik szakterületébe nyúlunk óvatosan…
Ugyanúgy, mint az autózásnál, a cél meghatározás és az útbaigazítás jól jön a sofőrnek, de a vezetésre tanítás nem esik jól…
Az igény-meghatározás kommunikációs nehézségeinek áthidalására írtam egy pár oldalas, egyszerű útmutatót, mely egy – reményeim szerint – cikksorozat első része.
Gyakran nagyon ügyesek, szinte mindenre gondolnak és autodidakta módon beletanulnak a szakmába. Csak hát ugyanúgy, ahogy a fogkő eltávolításra nem a flex a legjobb eszköz, ugyanígy az excel sem alkalmas mindenre.
