Rendrakás a fájlok között
2007 augusztus 14Mindig akkor döbbenek rá, hogy rendnek kellene lennie, mikor keresek valamit…
Manapság álltam neki a gépemen rendet tenni és megláttam a fényt az alagút végén 🙂
A fájlok rendezettsége nem más, mint egy szisztéma az elrendezésükre és elnevezésükre, hogy azok könnyen megtalálhatók, beazonosíthatók legyenek.
A módszerem a következő:
Beérkező fájlok
Mivel több helyről érkeznek fájlok (e-mailben, pendriveon, letöltésekből, messengeren keresztül), ezért a legfontosabb ezeket mielőbb jól elhelyezni. Egyszerűen kényelmetlen késöbb mindent négy-öt helyen keresni, ill. összevadászni…
Üzleti partnerünk a mi nevünkön nevezi el ajánlatát, számunkra viszont az Ő neve segít, ezért a beérkező fájlokat nem elég a helyükre tenni, hanem általában át is kell nevezni, hogy számunkra is beazonosíthatók legyenek. Az átnevezést pedig miért ne akkor tennénk, amikor a fájllal először foglalkozunk?
Szóval a beérkezett e-mailek csatolt fájlját is mentsd a helyükre a megfelelő néven. A mellékletek leválasztása az outlook méretkorlátozása miatt is fontos.
Fájlok létrehozásakor dettó: helyezd és nevezd rögtön jól.
A jó név gyakran a verziók kezelését is tartalmazza, mert bizony a csoportmunka nagy kuszaságot eredményezhet.
Az outlookban átírható az e-mailek tárgya, így az szintén segíthet a rendszerezésben.
A rendszer
A rendszerem nem tökéletes, mert a levelezésem, a skype előzmények és a fájlok is külön vannak, de ezzel még úgy érzem együtt lehet élni. Egyenként legyen rend külön-külön mindegyikben és akkor használható.
A legfontosabb csoportosítás számomra az aktív és az archív. Előbbi tartalmazza az adott projekt szükséges háttéranyagait is. A már nem használatos verziók mennek az archivba.
Az archívból mennek aztán DVD írásra, és kerülnek a gépről törlésre.
Rendrakási módszer
A már meglevő fájlok közti rendrakásra a módszerem az, hogy nem próbálok egyszerre mindent elintézni. Az aktuális mappát igyekszem csak “kivégezni”.
Ezzel csak nyerhetek: Kis, könnyen legyőzhető adagok vannak, ezért érzem, hogy haladok. Ha közben beleunnék, akkor is, amin túl vagyok, az legalább rendben van. (De hogy lehetne beleunni a sikerélmények mellett? :-))
Amelyikkel nem boldogulok, azt késöbbre hagyom – esetleg “egyéb mappába” teszem, mert nem lesz mindennek rögtön helye.
UFF, beszéltem. Neked milyen tippeid vannak még ehhez? Szólj hozzá és persze értékeld a cikket!
4 hozzászólás
Nekem rossz a tapasztalatom felhasználókkal. Hiába van céges policy, nem tartják. (Például meg van szabva, hogy ékezetes karakter és szóköz nem lehet a fájlnévben, mégis rendszeresen használnak.)
Ezért nagyjából nehéz a rendet tartani, viszont van egy ARCHIV mappa, ahova évente egy almappába (ARCHIV/2007) bekerülnek az “egyszerhasználatos” fileok. (Ajánlatok, stb.)
A sablonok és egyéb formanyomtatványok között, pedig időnként rendet kell rakni.
Viszont nincs nagy struktúra kialakítva, hanem ömlesztve vannak a fileok sok mappába (csak nagy témákra vannak külön mappák) és ha kell valami, akkor egy asztali keresővel (Windows Desktop Search vagy Google Desktop Search) könnyű megtalálni.
HiA 2007 augusztus, 17 - 17:23:46
A rendrakás kemény munka. Annyira kemény, hogy én csak minimális szinten erőltetem.
De még is megtalálok mindent nagyon gyorsan és egyszerűen.
A titok az asztali kereső.
Macen a beépített spotlightot használom, windowson a Google desktopot hazsnáltam régen.
Nagyságrendekkel megnő a hatékonyság.
Nincs az a jól átgondolt és rendszeresen, kemény munkával karbantartott rendszer, ami hatékonysában fölveszi a versenyt egy valóban jó keresővel. Most nem a beépített windowsos keresőről beszélk, mert az nem kereső, és föleg nem hatékony.
pár további infó itt:
http://itmegoldasok.hu/blog/arhivum/41-Hatekony-munka-asztali-keresovel.html
itt:
http://desktop.google.co.hu/
és itt:
http://www.apple.com/macosx/features/300.html#spotlight
Lévai Richárd 2007 november, 30 - 13:15:35
Jogos, egy desktop search szoftver sokat segíthet. Bár a kulcsot és hivatalos papírokat is meg lehetne így találni 🙂
Desktop search mellett is érdemes azért megfelelően elhelyezni és elnevezni a fájlokat, főleg ha egy-egy projekthez több fájl tartozik.
Till Zoltán 2007 november, 30 - 14:01:13
OFF:
Az Outlook és a Google Calendárium szinkronizálásával kapcsolatban jól jönne egy átfogó cikk.
Mi a SyncMyCal progit használjuk, de nem tökéletes, mert néha a bejegyzések törlődnek, vagy módosítás után a szinkronizálással a módosítások nem jelennek meg.
Jól jönne egy kis cikk. Köszönöm
Bambusz parketta szekértő 2008 október, 22 - 11:57:19