Rendrakás a fájlok között

2007 augusztus 14

Mindig akkor döbbenek rá, hogy rendnek kellene lennie, mikor keresek valamit…

Manapság álltam neki a gépemen rendet tenni és megláttam a fényt az alagút végén 🙂

A fájlok rendezettsége nem más, mint egy szisztéma az elrendezésükre és elnevezésükre, hogy azok könnyen megtalálhatók, beazonosíthatók legyenek.

A módszerem a következő:

Beérkező fájlok

Mivel több helyről érkeznek fájlok (e-mailben, pendriveon, letöltésekből, messengeren keresztül), ezért a legfontosabb ezeket mielőbb jól elhelyezni. Egyszerűen kényelmetlen késöbb mindent négy-öt helyen keresni, ill. összevadászni…

Üzleti partnerünk a mi nevünkön nevezi el ajánlatát, számunkra viszont az Ő neve segít, ezért a beérkező fájlokat nem elég a helyükre tenni, hanem általában át is kell nevezni, hogy számunkra is beazonosíthatók legyenek. Az átnevezést pedig miért ne akkor tennénk, amikor a fájllal először foglalkozunk?

Szóval a beérkezett e-mailek csatolt fájlját is mentsd a helyükre a megfelelő néven. A mellékletek leválasztása az outlook méretkorlátozása miatt is fontos.

Fájlok létrehozásakor dettó: helyezd és nevezd rögtön jól.

A jó név gyakran a verziók kezelését is tartalmazza, mert bizony a csoportmunka nagy kuszaságot eredményezhet.

Az outlookban átírható az e-mailek tárgya, így az szintén segíthet a rendszerezésben.

A rendszer

A rendszerem nem tökéletes, mert a levelezésem, a skype előzmények és a fájlok is külön vannak, de ezzel még úgy érzem együtt lehet élni. Egyenként legyen rend külön-külön mindegyikben és akkor használható.

A legfontosabb csoportosítás számomra az aktív és az archív. Előbbi tartalmazza az adott projekt szükséges háttéranyagait is. A már nem használatos verziók mennek az archivba.

Az archívból mennek aztán DVD írásra, és kerülnek a gépről törlésre.

Rendrakási módszer

A már meglevő fájlok közti rendrakásra a módszerem az, hogy nem próbálok egyszerre mindent elintézni. Az aktuális mappát igyekszem csak “kivégezni”.

Ezzel csak nyerhetek: Kis, könnyen legyőzhető adagok vannak, ezért érzem, hogy haladok. Ha közben beleunnék, akkor is, amin túl vagyok, az legalább rendben van. (De hogy lehetne beleunni a sikerélmények mellett? :-))

Amelyikkel nem boldogulok, azt késöbbre hagyom – esetleg “egyéb mappába” teszem, mert nem lesz mindennek rögtön helye.

UFF, beszéltem. Neked milyen tippeid vannak még ehhez? Szólj hozzá és persze értékeld a cikket!

http://www.hatekonysag.hu/blog/wp-content/plugins/sociofluid/images/google_48.png http://www.hatekonysag.hu/blog/wp-content/plugins/sociofluid/images/facebook_48.png http://www.hatekonysag.hu/blog/wp-content/plugins/sociofluid/images/twitter_48.png
Felhasználóknak, lifehack, Outlook, tippek


  1. 4 hozzászólás

  2. Nekem rossz a tapasztalatom felhasználókkal. Hiába van céges policy, nem tartják. (Például meg van szabva, hogy ékezetes karakter és szóköz nem lehet a fájlnévben, mégis rendszeresen használnak.)
    Ezért nagyjából nehéz a rendet tartani, viszont van egy ARCHIV mappa, ahova évente egy almappába (ARCHIV/2007) bekerülnek az “egyszerhasználatos” fileok. (Ajánlatok, stb.)
    A sablonok és egyéb formanyomtatványok között, pedig időnként rendet kell rakni.

    Viszont nincs nagy struktúra kialakítva, hanem ömlesztve vannak a fileok sok mappába (csak nagy témákra vannak külön mappák) és ha kell valami, akkor egy asztali keresővel (Windows Desktop Search vagy Google Desktop Search) könnyű megtalálni.

    HiA 2007 augusztus, 17 - 17:23:46

  3. A rendrakás kemény munka. Annyira kemény, hogy én csak minimális szinten erőltetem.
    De még is megtalálok mindent nagyon gyorsan és egyszerűen.
    A titok az asztali kereső.
    Macen a beépített spotlightot használom, windowson a Google desktopot hazsnáltam régen.
    Nagyságrendekkel megnő a hatékonyság.
    Nincs az a jól átgondolt és rendszeresen, kemény munkával karbantartott rendszer, ami hatékonysában fölveszi a versenyt egy valóban jó keresővel. Most nem a beépített windowsos keresőről beszélk, mert az nem kereső, és föleg nem hatékony.

    pár további infó itt:
    http://itmegoldasok.hu/blog/arhivum/41-Hatekony-munka-asztali-keresovel.html

    itt:
    http://desktop.google.co.hu/

    és itt:
    http://www.apple.com/macosx/features/300.html#spotlight

    Lévai Richárd 2007 november, 30 - 13:15:35

  4. Jogos, egy desktop search szoftver sokat segíthet. Bár a kulcsot és hivatalos papírokat is meg lehetne így találni 🙂

    Desktop search mellett is érdemes azért megfelelően elhelyezni és elnevezni a fájlokat, főleg ha egy-egy projekthez több fájl tartozik.

    Till Zoltán 2007 november, 30 - 14:01:13

  5. OFF:
    Az Outlook és a Google Calendárium szinkronizálásával kapcsolatban jól jönne egy átfogó cikk.

    Mi a SyncMyCal progit használjuk, de nem tökéletes, mert néha a bejegyzések törlődnek, vagy módosítás után a szinkronizálással a módosítások nem jelennek meg.

    Jól jönne egy kis cikk. Köszönöm

    Bambusz parketta szekértő 2008 október, 22 - 11:57:19

Sorry, comments for this entry are closed at this time.