Word korrektúra és megjegyzések – hatékony együttműködés több szerkesztővel

Hogyan dolgozzunk együtt többen egy dokumentumon?

A Word elég jó támogatást nyújt több szerző közös munkájához egy Word dokumentumon (ajánlat, szabályzat, pályázat, szerződés, tudományos cikk, tanulmány, dokumentáció, sajtóközkemény stb.). Hogy ebből ne legyen káosz, készítettem egy rövid útmutatót, mely kitér a tippekre és a funkciók használatára.

Miért fontos a szerepkörök meghatározása csoportos dokumentumszerkesztésnél?

Az első lépés a közös szerkesztés során: tisztázni, kinek mi a feladata. Például:

• Szerzők: javaslatokat írnak, szerkesztenek
• Lektor(ok): tartalmi, stilisztikai ellenőrzést végeznek
• Döntéshozó(k): jóváhagyják vagy elutasítják a módosításokat

Ez segít elkerülni, hogy mindenki „beleírjon mindenbe”, és nem utolsó sorban: világos lesz, ki felel a véglegesítésért.

Mi történik, ha két szerző nem ért egyet egy javaslatban?
Ilyenkor használjátok a megjegyzéseket a nézetek rögzítésére – így a döntéshozó mindkét álláspontot látja, és megalapozott döntést hozhat.

A Word korrektúra (Track Changes) bekapcsolása – minden változtatás nyomon követhető

A Word korrektúra (Track Changes) funkcióval minden módosítás naplózásra kerül:

• a beszúrások, törlések színesen kiemelve jelennek meg,
• minden szerző más színnel szerepel,
• a vezető vagy felelős személy egyenként vagy tömegesen dönthet: elfogadja, vagy elutasítja őket.

Bekapcsolás: Véleményezés > Korrektúra követése

Zavaró jelölések? Nézetváltás segít

Ha olvasás közben zavarónak találod az áthúzások, aláhúzások és megjegyzések tömegét, válts Egyszerű korrektúra nézetre. Ilyenkor a dokumentum letisztult formában látszik, de egy piros sáv a margón továbbra is mutatja, hogy ott módosítás történt.

Word megjegyzések – kérdések, javaslatok, együtt gondolkodás

Nem minden szerkesztést kell módosítással végezni – gyakran elég egy megjegyzés a kérdések vagy javaslatok rögzítésére. A Word Megjegyzés beszúrása funkcióval ez könnyen megtehető anélkül, hogy a szövegbe beavatkoznál.

Tippek a hatékony megjegyzéshez:

• Írj világosan: „Szükség van erre a bekezdésre, vagy lehetne rövidebb?”
• Célozd meg a megfelelő kollégát: „@Gábor, ezt az adatot te ellenőrizted?”
• Ha nem tudod pontosan, mit javasolj, tedd fel kérdésként: „Ez az állítás melyik forrásból származik?”

Fontos: bár a Wordben az „@” nem mindig küld értesítést, név szerint megszólítva így is egyértelmű, kihez szól a komment.

Két verzió összehasonlítása – ha visszakaptál egy módosított fájlt

Ha valaki nem a korrektúra funkcióval szerkesztette a dokumentumot, akkor is visszakereshetők a különbségek, ha megvan a módosítás előtti fájl verzió. Használd a Véleményezés > Összehasonlítás funkciót (Compare), amely automatikusan kiemeli az eltéréseket.

Ez automatikusan megmutatja, milyen különbségek vannak a két verzió között – gyakorlatilag utólagos korrektúrát készít.

Változások elfogadása vagy elutasítása – véglegesítés lépésről lépésre

A korrektúrával rögzített módosítások addig csak javaslatok, amíg valaki elfogadja vagy elutasítja őket.

A Word ebben is segít: a Véleményezés fülön megtalálod az Elfogadás / Elutasítás gombokat, valamint a Következő változtatás és Előző változtatás lehetőségeket. Így gyorsan végig tudsz menni a dokumentumon, és lépésenként dönthetsz minden módosításról – vagy akár az összeset egyetlen kattintással véglegesítheted. Az Elfogadás és Elutasítás gombok alapértelmezetten a következő módosításra is ugranak.

Megjegyzések kezelése – válasz, törlés, befejezettként jelölés

A megjegyzéseket sem kell külön e-mailben visszajelezni – a Word erre is ad eszközt:

• Válasz: párbeszéd indítható a kommenten belül
• Törlés: ha megoldottátok a felvetést (elfogadás esetén)
• Megjelölés készre: a komment ott marad, de nem zavaróan

Összegzés: Word korrektúra és megjegyzések használata több szerző esetén

• Átláthatóan rögzíthetők a változások
• A szerkesztők együtt dolgozhatnak konfliktus nélkül
• Könnyen visszakereshetők a különbségek
• Egyszerű a véglegesítés, lépésenként vagy tömegesen
• Nincs szükség külön e-mailekre – minden visszajelzés egy helyen van

Legyen szó ajánlatról, szerződésről, szabályzatról vagy pályázatról – ha többen dolgoztok rajta, ez a munkafolyamat jelentősen megkönnyíti az életeteket.