Rengeteg manuális feladatod van Excelben? Az Excel automatizálás a megoldás

Sok cégnél napi szintű probléma, hogy az adatokat nem úgy kapják meg, ahogy más rendszerek vagy vezetők elvárják. Ügyféltől jönnek az Excel, PDF fájlok, adatbázisból, céges ügyviteli rendszerből vagy webes alkalmazásból más fájlformátumok (csv, xml, json)

Ezek az állományok gyakran:

• felesleges sorokat, üres mezőket, összevont cellákat tartalmaznak,
• nem táblázatos szerkezetűek (pl. csoportcímek több sorban, adatok több szinten),
• eltérő elnevezéseket, sorrendet, oszlopszerkezetet használnak,
• több fájlban vagy több munkalapon szerepelnek – akár teljesen eltérő struktúrával.

Mindez azt eredményezi, hogy az adatfeldolgozás rengeteg kézi munkával jár: másolás, rendezés, szűrés, számolás, fájlok megnyitása, ellenőrzések…

Miért probléma a manuális munkavégzés?

• Időt, energiát visznek el (akár több órát is egy-egy fájlnál),
• Az emberi hibázás lehetősége is magas: elcsúszhatnak oszlopok, kimaradhatnak adatsorok, hibás képlet is torzíthatja az eredményt,
• és feleslegesen, unalmas feladatokkal fárasztják a munkaerőt.

Ezekben a helyzetekben egy jól kialakított Excel-automatizmus időt szabadít fel, csökkenti a hibák esélyét, és átláthatóvá teszi a folyamatokat.

Mit tud az Excel-automatizálás?

Az automatizálás célja, hogy a kiinduló állományokból – bármilyen formában is érkeznek – értelmezhető, átalakított, ellenőrzött adatok készüljenek.

A feldolgozás a teljes folyamaton végig tud futni, egészen az eredmények elkészültéig, ha az adatok hiánytalanok, értelmezhetők, és nincs szükség emberi döntésre. Ilyenkor az egész folyamat végrehajtható ütemezetten (pl. minden nap reggel 8:00-kor), vagy egy gombnyomással – és percek, akár másodpercek alatt elvégzi azt, ami manuálisan órákig tartana.

Ha azonban a folyamat során valamely lépésnél döntési helyzet adódik, például hiányzó, ismeretlen adat kerül elő, akkor az automatizmus ott szándékosan megáll, és lehetőséget biztosít a felhasználónak az ellenőrzésre, beavatkozásra. Ezt követően a folyamat onnan folytatható, ahol megállt.

Ilyen például, amikor egy új árlistában olyan termékek szerepelnek, amelyek korábban nem voltak. A rendszer ezt jelzi, és lehetőséget ad arra, hogy a munkatárs besorolja őket a megfelelő kategóriákba, majd egy kattintással tovább lehessen vinni a feldolgozást.

A folyamat szándékosan több lépésre is bontható, például hogy az e-mailek kiküldése előtt megtekinthessük az elkészült fájlokat és az e-maileket csak egy gombnyomást követően küldje ki.

Léteznek más automatizáló eszközök. Az Excel nagy előnye, hogy ez már elérhető a cégeknél és tartalmazza a szükséges Power Query és VBA (Visual Basic for Applications) automatizálási lehetőségeket. Ha fenn van a gépeken, akkor nem igényel emiatt külön engedélyeztetést a telepítése és nem kell újabb szoftverért licence díjat fizetni.

Gyakorlati példák, ahol Excel-automatizmus jelentős időt takarít meg:

• Ügyféltől kapott fájlból csak bizonyos mezők kellenek, más névvel, más sorrendben, más elrendezésben, hogy a céges rendszerünkbe be tudjuk olvasni.
• Az összesítő táblázatból minden ügyfélnek külön fájl készül havonta.
• Egy rendszer napi .csv exportja minden nap más fájlnévvel jön, ezt be kell olvasni, átalakítani.
• SAP vagy más vállalatirányítási rendszer exportált adataiból egyedi riportok létrehozása.
• Számlázás előtt több forrásból kell adatokat összemásolni és azokon számításokat végrehajtani (projektlista, árlista, teljesítés).
• Azonos forrásból többféle riportot összeállítani – különböző szűrési, csoportosítási szabályokkal.
• Dolgozók beosztásának megtervezése szabadságolások, képzések, ünnepek és egyedi szabályok figyelembevételével.
• Jelenléti ív formázása minden hónapban ugyanazokból az oszlopokból, de új táblába.
• Havi jelenléti ív konvertálása bérszámfejtési struktúrába.
• PDF-ből kinyert adatok strukturált Excel-táblává alakítása.
• Árazás, bónusz vagy bérkalkuláció szabályok szerint, amelyeket eddig kézzel számoltak.
• Több Excel fájl adatainak összesítése, duplikációk kiszűrése, főkönyv szerinti ellenőrzés.
• Manuálisan töltött fájlok adatainak automatikus ellenőrzése, egyértelmű hibák automatikus javítása, hibalista készítése.
• Többnyelvű dokumentumok (pl. bérpapír, riport) automatikus létrehozása.

Mennyibe kerül egy ilyen rendszer és mennyi hasznot hoz?

A feladat összetettségétől függően az Excel-automatizálás jellemzően egyszeri öt- vagy hat számjegyű beruházást jelent. Ezért is fontos, hogy tudd mérni a megtérülését.

Ha havonta például 10 óra manuális munkát takarítunk meg, az évente 120 felszabadult óra. Már minimálbér esetén is pár hónap alatt megtérül a ráfordítás.

Készítettem egy egyszerű kalkulátort hozzá, melyben átírhatók az értékek:

Beruházás megtérülés kalkulátor

Hogyan indulj el?

1. Kezdésként válassz ki egy folyamatot, amit szerinted automatizálni érdemes, akár a munkaerő szükséglete, akár az adatok pontosságának kritikussága miatt.
2. Szerezz be hozzá pár kiinduló fájlt (pl. előző hétről / hónapból), amiből a folyamat kezdődik és még nem történt rajta semmilyen módosítás (ha ezeknek a fájlok mindig egyforma bonyolultságúak, vagy sok hasonló bonyolultságú van, akkor elég belőle egy fájl, de ha jelentősen eltérnek egymástól, akkor ideális, ha van egyszerűbb és bonyolultabb példa)
3. Szerezd be az ugyanezen kiinduló fájlhoz / fájlokhoz tartozó eredményfájlokat (azaz amilyenre át lett alakítva).
4. A következő információkra lesz szükségem az árajánlat adáshoz:
   • bemenő és kimenő fájlokból minták
   • mennyi bemenő és mennyi kimenő fájl van? Pontosan mennyi darab, vagy ha változó mennyiség, akkor nagyságrendileg mennyi?
   • milyen ellenőrzések szükségesek a bemenő fájloknál? Itt főleg arra kell fókuszálni, hogy milyen hibák szoktak előfordulni? Milyen adatok hiányában nem lehet az adatokat feldolgozni?
   • milyen adat módosító lépéseket végez rajta a kolléga? például ahol nem szerepel mennyiség, oda beírja, hogy 1, vagy mondjuk felbont egy oszlopot több részre, vagy összefűz több oszlopot...
   • telefon és e-mail elérhetőség ahhoz a személyhez, akitől a folyamattal kapcsolatos kérdéseimet feltehetem
   • telefon és e-mail elérhetőség ahhoz a személyhez, akinek az ajánlatot küldjem

• Ha az adatok nem szuper titkosak a kiinduló és eredmény fájlokban, akkor küldd át a fenti információkat és fájlokat
• Ha szükséges írhatunk titoktartási szerződést
• Adatok átküldése nélkül egy meeting során bemutatva a folyamatot, tudok ajánlatot adni
• Tudok küldeni egy segédprogramot, amivel anonimizálni (fiktív adatokra cserélni a neveket és értékeket) lehet a fájlokban az adatokat és így semmilyen valós adatot nem láthatok a kapott fájlokban
• Ha szükséges, akkor helyszínen, a céges gépen is megvalósítható az automatizálás óradíjas megbízás kereteiben. Ebben az esetben helyszínt is meg kell adni, mert nem probléma, ha sok utazással jár a feladat (volt már több külföldi projektem is), de a kiszállási díjat módosítja

A feladat összetettségének megismerése után tudok a fejlesztésre ajánlatot, idő szükségletet és árat mondani.

Ha szeretnéd, segítek átgondolni, mi automatizálható a meglévő folyamataidból.

Egy jól felépített rendszerrel nemcsak időt és ezáltal pénzt takarítasz meg – hanem minőségibb, kiszámíthatóbb munkát adsz ki a kezedből.

Forduljon hozzánk bizalommal, ha hatékonyabb adatfeldolgozásra, átláthatóbb riportokra vagy megbízható adatbázis-megoldásokra van szüksége!