Lépten-nyomon azt látom, hogy ezt a funkciót egyáltalán nem úgy használják, ahogy kellene. Ilyen módon pedig nem segít, hanem inkább hátráltat.
Nézzük meg, hogyan zajlik az emlékeztetők tipikus használata:
Beállítom, hogy ekkor kell valamit megtennem, aztán újabb és újabb dolgokat.
Eleinte egyesével ugranak fel az emlékeztetők – természetesen rossz időpontban -, így a reakció egyszerűen “emlékeztessen x idő múlva”…
Közben újabb és újabb feladatok gyűlnek hozzá, a figyelmeztetéseket pedig mindig odébb-odébb lökdössük.
Aztán egyre több és több emlékeztető ugrik fel nekünk, van amelyik hetekkel késő, van amelyik hónapokkal késő feladatokra figyelmeztet…
Már meg se nézzük, hogy mik is voltak, csak emlékeztessen x idő múlvát nyomunk mindre abban való hitben, hogy majd lesz időnk…
Valójában egy hatalmas lavina alakul ki, ami betemet. Egyre reménytelenebb a végére érni a teendőknek. Mindennek tetejébe még a felugró ablakkal is gyötör minket.
Kinek működik ez???? Nem látom a kezeket! 🙂 Elismerem: Én is így csináltam régen…
Gyökeresen más hozzáállás szükséges. Át kell változnunk esemény-vezérelt emberből önállóvá!
Ha már régóta görgeted ezeket a feladatokat, akkor a következőt javaslom:
Először is nézzük át a feladatlistát! Amire nem kell emlékeztető, arról vegyük le!
A felugró ablak arra való, hogy szóljon, AMIKOR valamit meg kell tenned, pl. elindulnod ügyfélhez. Semmi máshoz ne állíts be emlékeztetőt, csak ahhoz, ami egy aktuális időpontról szól!
Az emlékeztető nem tudja, hogy mikor végeztél egy feladatoddal, mikor nem zavarna. Hát inkább rendszeresen nézz rá a feladatlistára és onnan válassz, hogy mit fogsz éppen megoldani.
A feladatlistán is beállítható határidő, a tevékenység nevébe is beírhatod, hogy valaminek milyen dátumára figyelj.
Add meg a feladataidnak, hogy melyiket mely napon szeretnéd végrehajtani!
Lehet, hogy nem jut valamire idő, ezért a mára tervezettet görgetni kezded, átteszed holnapra, stb… Én mindig igyekszem reális időpontra tenni.
Lehet, hogy elhagysz feladatokat. Meg kellett volna tenni, de már késő… Ha már nem fogod végrehajtani, akkor vedd le a listádról, töröld, hogy ne rontsa a morálodat.
Áthúzott, elvégzett feladatok maradhatnak a listán, jó érzés látni, hogy túl vagyunk rajta.
Mikor nap közben dolgozol, az a legjobb, ha csak az arra a napra ütemezett feladatokat látod, így nem áraszt el, nem tűnik legyőzhetetlennek.
Amit elég valamikor megcsinálni, ahhoz nem adok határidőt.
Hogy hogyan érdemes megbírkózni a feladatokkal, arra többféle (Productivity) módszertan létezik, melyek közül magyarországon a legismertebb: Getting Things Done – Intézz el mindent, angol nyelven elérhető még a Do it tomorrow, Take back your life
Néhányról innen lehet szerezni angol nyelven összefoglalót: Productivity Methods
Most egy újdonsággal jelentkezem, hogy még kézzelfoghatóbb legyen, milyen varázslatokat szoktam végrehajtani.
Egy egyszerű példán mutatom be, hogy a vállalatirányítási információs rendszerből kapott adatokat hogyan lehet megfelelően átalakítani a további használathoz.
Leírom benne, hogy melyik eszközt miért használom, illetve képeket mutatok az adatátalakítás folyamatáról.
Az esettanulmányt fekvő elrendezésben alkottam meg, hogy az monitor elrendezéséhez igazodjon és jól olvasható maradjon.
Egyre több esetben merül fel az igény a bárhonnan, bármikor elérhető, gyors adminisztrációs rendszerre. Az értékesítő út közben, vagy ügyfélnél is gyorsan el szeretné érni az adatbázist, vagy a munkatársak több telephelyről szeretnének dolgozni a közös adatbázisba. A vezetői döntésekhez késedelem nélkül, rendezett formában kell adatokhoz jutnunk. (tovább…)
Tudom, hogy az ügyfél számára legtöbbször az első adatbázisáról / adatbázis leírásáról van szó, így nehéz lehet megfogalmaznia, hogy mire is van szüksége.
Az igények ismerete nélkül azonban nehéz még időráfordítást és közelítő árat is mondani. Olyan ez, mintha autót szeretnénk venni és a választék egy pár tízezer forintos sérült, régi használt autótól a közel 100 milliós Aston Martinig terjed. Legalább nagyjából látni kell az igényeket, mert kérdezni is csak utána lehet értelmeset.
A jó hír az, hogy az igények meghatározását az alábbi leírás alapján nem nehéz megalkotni.
A legegyszerűbb eset az, amikor a vállalatirányítási rendszerből kapott fájlból kell egy valamilyen felépítésű Excel fájlt, vagy fájlokat készíteni. Ilyenkor elegendő lehet, ha látom a kiindulási fájlt és az egyszer kézzel megformázott végeredményt. Még annyi információ szokott kelleni, hogy a mintafájlhoz képest még mire számíthatok? Több sorra a blokkokon belül? Több blokkra?
Ezt követően már tudom, hogy mekkora ráfordítás megírni egy programot, ami egy gombnyomásra végrehajtja a teljes átalakítási/darabolási/formázási folyamatot.
Nézzük meg mi a teendő akkor, ha egy adatbázisról van szó!
Először is, a jelenleg valahogyan működnek a dolgok. Ennek a leírása az elsődleges feladat!
Szövegesen írjuk le az adatbázissal kezelni kívánt folyamatot! Ennél írjuk le az általános szituációt és utána kifejthetjük, hogy milyen esetek fordulhatnak még elő, pl.: Ügyfél telefonon, e-mailen, vagy faxon eljuttatja hozzánk az ajánlatkérését
Munkatársunk kalkulál egy árat és vállalási határidőt
Munkatársunk elküldi ajánlatát ügyfélnek
Ügyfél visszajelez, hogy megrendeli-e (az ügyfél megrendelésre váró dolgokról jó ha van a munkatársnak listája, hogy érdeklődni tudjon ügyfélnél)
Ha megrendelte, akkor …
Ha vannak munkalapjaink, akkor érdemes elővenni néhány kitöltöttet, ezeket bescannelni (vagy digitális fényképezőgéppel/telefonnal lefotózni) és a következő információkat szövegesen leírni:
Melyik munkalap melyik lépéshez / lépésekhez tartozik?
A munkalapnak melyik mezőjébe milyen jellegű adat kerülhet (szöveg, egész szám, tört szám, dátum)? Ezért is jó a kitöltött munkalap, mert abból már ezek többnyire lászanak. Fontos tudni, hogy az adatbázisokban az adattípusok eléggé szigorúak, azaz ha az egyik mező dátum, akkor oda nem tudok hozzávetőleges dátumot (pl.: 2010 augusztus), vagy szöveges leírást írni.
Azt kell még láttatni még, hogy melyek azok a pontok, amit ha egy egyszerű táblázat egy sorába szeretnék beírni, akkor hol szeretnénk kettéválasztani azt az 1 sort, azaz hol kellhet beírnom egy mezőbe több adatot. Pl.: Egy munkalapra több gép javítását és hozzájuk a felhasznált alkatrészeket rögzítenénk.
Mindegyik munkalaphoz írjuk fel, hogy mi alapján szeretnénk utána visszakeresni! pl.: munkalapszám, ügyfélnév, géptípus, felhasznált alkatrész.
Ha a jelenlegi folyamatban Excel fájlokat használunk, akkor azokból szintén érdemes pár soros mintaadatot tartalmazó táblázatot készíteni és az előbb leírt tudnivalókat hozzáírni.
Ha szeretnénk listákat látni, akkor tudnom kell, hogy melyik listában milyen oszlopok (mezők) látszódjanak. Pl.: Kifizetetlen számlák listán: ügyfél neve, kiállítás dátuma, fizetési határidő, nettó összeg, eddig mennyit törlesztett, mikor törlesztett legutóbb, mennyivel tartozik még.
Nagyon fontos jellemző a felhasználók száma és az, hogy ők mind helyi hálózaton használnák, vagy távolról is hozzá kell férni az adatokhoz.
A gépek korszerűsége szintén lényeges szempont. Milyen operációs rendszer és Office verzió van rajtuk, mennyi memória van bennük, mekkora a képernyőfelbontásuk.
Ha valamilyen tenyérszámítógéppel, vagy okostelefonnal is szeretnénk használni, arra is van lehetőség, de ezt is előre ismernünk kell.
Még ezek után is előfordulhatnak kérdések, ezért kontaktinformációk megadása célszerű, hogy kérdezni lehessen.
Kockáztatunk. Én is, pedig közeli jóbarátom nemrég fél milla feletti ajánlatot kapott Kürt Zrt-től adat visszaállításra.
Milyen gyakran csinálsz biztonsági mentéseket?
Védve vannak az adataid laptop ellopása, winchester megrongálódása esetére is? Magyarul: Ugyanoda készíted a biztonsági másolatot is?
Amiért egyáltalán szóba mertem hozni a témát, mert megismertem egy kiváló eszközt Dobó Mátyás http://doransky.hu/?p=1789 blogjáról, ami megoldja ezt
Ez egy fájdalom és strapamentes biztonsági mentés készítő.
Főleg kis cégeknek, szabadúszóknak, távmunkában, laptopon dolgozóknak, magánembereknek praktikus. (tovább…)
Főleg kisvállalkozásoknál fordul elő, hogy ügyfélnyilvántartásra (és kapcsolattartásra) nem megfelelő eszközt használnak, vagy még rosszabb, ha semmilyen eszközük nincs rá.
Ez kritikus pont a cég működésében.
A következő 4 perces videón bemutatom, hogy mi is a különbség egy Excel és egy Access adatbázis között, és hogy mi az a minimális funkcionalitás, amit egy ügyfélnyilvántartónak tudnia kell:
A példa alapján remélem átment, hogy ez nemcsak ügyféladatbázisra, hanem bármely más adatbázisra is alkalmas. Az adatbázis további funkciói olyan dolgokat tesznek lehetővé, amit excelben nem lehet, vagy nagyon körülményes megoldani.
Ne szenvedj kusza adatokkal, elkallódó információkkal! Hívj! 70-411-45-47
David Seah nem elégedett meg a szokásos naptár szerkezettel. Helyette alkotott egy használhatót.
Nagyszerűsége abból áll, hogy nem töri az időt hónapokra, hanem meghagyja az egymás utáni napokat, így már átláthatod:
mikor-mennyi idő áll még rendelkezésre,
mikorra tudsz elkészülni valamivel és
mindezt egy tömör formában, ahol
még helyed is van a megjegyzéseink beírására.
Más megközelítés, ezért még ha elégedett is vagy a jelenlegi projekt kezelő rendszereddel, nézd meg ezt! Ha tudsz angolul, látogasd meg Dave oldalát, érdekes gondolkodásmódot ismerhetsz meg.
A kompakt naptár így néz ki használat közben:
Mivel közeleg 2008, úgy döntöttem elkészítem a magyar verziót excelben.
Meddig terjed az excel és hol kezdődik az áttekinthetetlenség?
Félelmetes méretű egymásra hivatkozó excel fájl gyűjteményeket látok munkám során.
Valamikor egy-két funkcióra jöttek létre, majd az “evolúció” a használhatóság határára juttatta.
Miért is gond ez az egész?
Ha egy kiinduló helyen módosítunk egy adatot, vajon tudjuk, hogy hol kell frissítenünk ezután?
Bízhatunk-e benne, hogy minden fájlon végigment a frissítés?
Dokumentáltságuk többnyire hagy kívánni valót maga után, ezért az első új munkatárs, akire rábízzuk, véletlenül bebizonyítja, hogy itt bizony van hibalehetőség bőven és tönkretehet dolgokat.
Egy tesztkérdés jut eszembe az ilyen táblázatrendszerekről:
Mire használja a flexet?
A mit? 0 pont
Csiszolás, vágás. 5 pont
Csiszolás, vágás, kenyérszeletelés, konzervnyitás, fogkő eltávolítás, manikűr-pedikűr, barkónyírás. 10 pont
Vannak barkácsoló típusú emberek 😀 Gyakran nagyon ügyesek, szinte mindenre gondolnak és autodidakta módon beletanulnak a szakmába. Csak hát ugyanúgy, ahogy a fogkő eltávolításra nem a flex a legjobb eszköz, ugyanígy az excel sem alkalmas mindenre.
Egy másik kedvenc tesztkérdésem:
Mit tesz, ha csöpög a csap?
Pánikba esem és szerelőt hívok. 0 pont
Elzárom. 5 pont
Leflexelem a sarokszelepet, majd hogy megtaláljam a rejtett hibát, villanyvésővel végigbontom a falban a vízvezeték csövet, alkatrészeire szedem a bojlert, markolóval kibontom a ház vízbekötését, végül kihívom a szerelőt, aki elzárja a csapot. 10 pont
Nagyon túl lehet komplikálni dolgokat 😀 Ha veszélyes vizeken járunk, inkább forduljunk szakemberhez.
Ilyen magyar nyelvű oldal nincs, mert mi természetesen nem követünk el ilyen hibákat 😉
Az excel egy rugalmas és jól használható eszköz, rengeteg lehetőséggel (és hibalehetőséggel).
A veszélyét a módszertan hiánya adja hozzá. Nem megy át tervezésen, tesztelésen, auditáláson. “Csak ess neki” módszerrel összedobják és a gyanú se merül fel bennük, hogy esetleg hibázhat. Azaz az excel a felhasználóval együtt veszélyes igazán 🙂
A megoldás az, ha a kritikus számításokat ellátó munkafüzetet vagy nagyon alaposan ellenőrizzük, teszteljük, majd levédjük, vagy elkészítését és védelmét excellel foglalkozó szakemberre bízzuk.
Kritikus adatok (pl. ügyféladatok) hasonlóan veszélyesek excelben.
Itt a véletlen sorbarendezések tehetnek tönkre egy címlistát, pl. ha a cégneveket sorba tettük, de vele a címek nem mozdultak…
A címlistákra a megoldás egy adatbáziskezelő rendszer, vagy méginkább célravezető “ügyfélkapcsolat menedzsment – CRM (Customer Relationship Management)” rendszerek használata.
Akár vezetőként jelentéseket kérsz embereidtől, akár tőled kérik a kimutatásokat, már megtapasztalhattad, hogy nem ugyanazt értitek a dolgok alatt.
Kimaradnak és máshogy értelmeződnek a “maguktól értetődő” részletek…
Ennek elkerülésére aztán az egyszerű, szakmaiságot minél jobban mellőző megfogalmazás helyett a másik szakterületébe nyúlunk óvatosan…
Ugyanúgy, mint az autózásnál, a cél meghatározás és az útbaigazítás jól jön a sofőrnek, de a vezetésre tanítás nem esik jól…
Az igény-meghatározás kommunikációs nehézségeinek áthidalására írtam egy pár oldalas, egyszerű útmutatót, mely egy – reményeim szerint – cikksorozat első része.
