A dolog akkor kerek, ha beleveszünk mindenféle sablonos dokumentumot, amiben pár adat változik. pl. egyen-szerződéseket, adatlapokat stb.

Ez mind körlevél és többször tapasztaltam, hogy mikor megmutatom, kerekednek a szemek és csillognak a tekintetek.

Hogyan is néz ki a történet?

Adott egy dokumentum, amiből sok hasonlót kell megcsinálnod. Csak az adatok változnak benne. Ez lesz a körlevél alap.

Szerencsés esetben van egy táblázatod, vagy adatbázisod azokkal az adatokkal, amiket be szeretnél helyettesíteni a dokumentumodba. Hívjuk ezt csak adatfájlnak. Ha nincs ilyened, akkor érdemes létrehoznod, mert a táblázat utána rendezhető, szűrhető is marad.

Az eredmény / happy end pedig egy olyan dokumentum, aminek a sok-sok lapja ki van töltve megfelelően.

Most hogy ismered a hozzávalókat és látod milyen finom lesz a végére: Lássuk a receptet!

A lépések a 2003-as verzióval:

1. Megnyitod azt a Word dokumentumot, ami alapján létre szeretnéd hozni a doksikat.
2. Elindítod a körlevél varázslót (Eszközök / Levelezés / Körlevél)
3. Levél típus kiválasztása.
4. Beállítod, hogy ez a megnyitott doksid legyen a körlevél alap
5. Kiválasztod az adatfájlt, amiben a táblázatod van
6. Beilleszted a táblázat mezőit a körlevél megfelelő pontjaira
   (KörlevéSajnos itt látszik, hogy a Microsoft szeretné a kört négyszögesíteni)
7. Elmented a dokumentumodat.
8. Egyesíted az eredményt egy új dokumentumba
9. Átnézed és elmented az új dokumentumodat.

A 2007-es verzióval a lépések kicsit még egyszerűbbek, íme:

Ugye ez akár a gyorsan finomat sorozatban is megállná a helyét, mert az elkészítése a hozzávalók megléte esetén csak pár perc?

Ha tetszett, tedd meg a lépéseket, hogy ismerőseid is megismerhessék ezt! Oszd meg facebook-on, iwiw-en, twitteren!

Képre kattintva letöltheted PDF formátuban.

Ez nem szentírás, elég ellentmondásos a terület.

Pl. Változó szélességű oszlopdiagram nem javasolt – mondaná Stephen Few vizualizálási szakértő. Jedi mester beállásából (fotó: http://www.perceptualedge.com/about.php)  és 4000 dolláros napidíjából látszik, hogy az erő vele van. Érdemes lenne többet pepecselnem nekem is a diagramokkal?

Nos, a diagramválasztás és formázás nemcsak esztétikai kérdés!

Edward Tufte a nem megfelelő prezentálási módot okolja a Challenger katasztrófa bekövetkeztéért.

A gyorsítórakétákat gyártó cég jelezte indítás előtti nap a NASA felé a veszélyt, azonban az adatokat nem jól prezentálták, a diagramból nem derült ki az egyértelmű összefüggés és a meghozott vezetői döntések katasztrófához vezettek.

A részletesebb leírás (magyarul) és a megfelelő prezentálási mód itt található: http://old.hungary.com/interpen/grafoman/page.shtml?1997.3989

Nem tökéletes az átfedés az Excelbe beépített diagramtípusok és a szakértők által javasolt típusok között. Trükközéssel pótolhatók a hiányosságok és szakirodalommal orvosolható a bőség zavara.

Létezik egy Chart Tamer, azaz Diagram szelidítő és ugyan ez nem egy vizualizálási szakértő szolgáltatása, hanem a javaslatai által megalkotott Excel diagram javasló / egyszerűsítő szoftver. Izléses és használható diagramokat eredményez. Az egyszerűbb jobb!

Gyártója a BonaVista, aki a Microcharts plugint is elkészítette ezt megelőzően.

Végezetül érdekességképpen nem mindig a diagram a megoldás, még ha úgy is tűnik: http://www.hatekonysag.hu/blog/orias-diagram-es-microchart.htm

Talán hallottad már, talán nem, az OLE (Object Linking and Embedding – Objektum csatolás és beágyazás) az, amikor egy Office fájlba egy másik fájlt teszünk.

Most koncentrálok és kitalálom a kérdésed… : “Mi a fenének?”

Tudod a flex még értő kezekben sem ideális körömvágásra, barkónyírásra, mint ahogy egy kisollóval sem érdemes sarokcsiszolásra vetemedni…

Szóval van MisS Word, amivel csodaszép doksikat alkothatunk, ám saját táblázata ugyan szép lehet, de okos nem.

Okos táblázatokhoz Excel kell, ami bár okos (és lehet szép is), de nem dokumentumokhoz készült, így ahhoz nem ért.

Nem buta egyik sem, csak máshogy működik. Word a humán, Excel a reál tárgyakban jó? Nem egymás kiváltására, hanem kiegészítésére lettek kitalálva.

Konkrétan a Wordben pl. megoldhatók az intelligens sor és oldaltörések, az Excelben pedig a megfelelően képletezhető táblázatok.

Señoras y señores! Kóstoljunk bele a mexikói ízekbe! Fűszerezzünk egy Word doksit csipetnyi Excellel! Fel a sombreróval! Ollé!

Sokféleképpen lehet rosszul csinálni, inkább egy jó megoldást mutatnék.

Leírom lépésről lépésre is, ha esetleg nem jelenne meg a bemutató:

1. Megalkotjuk Word fájlunkat és oda lépünk benne, ahova be szeretnénk szúrni a táblázatunkat.

2. Megalkotunk egy Excel táblázatot.

(Nagyítások torzítások utólag nem szerencsések, ezért lehetőleg akkorára csináljuk, amekkorába be szeretnénk szúrni. – pl betűméretekre ügyeljünk)

3. Kijelöljük a Word-be illesztendő részt és másolás

4. Átváltunk Word-re és a Szerkesztés/Irányított beillesztés… menüpontra klikk.

Itt 2 választási lehetőségünk van.

A) – Beágyazunk, azaz beágyazzuk, amitől a Wordünkben lesz ez az Excel fájl.

B) – Csatoljuk, azaz csak hivatkozunk rá és ugyan látszani fog a tartalma, de az Excel fájl nélkül számításokra nem lesz jó.

Az A) verziót akkor használjuk, ha a fájlt úgy küldenénk át, hogy az önállóan használható legyen számításokra. Átküldéskor vigyázz, mert a beillesztett Excel fájl minden részéhez hozzá lehet férni, így bizalmas adatok ne maradjanak benne.

A B) verzió saját gépen használatra jó.

Kockáztatunk. Én is, pedig közeli jóbarátom nemrég fél milla feletti ajánlatot kapott Kürt Zrt-től adat visszaállításra.

Milyen gyakran csinálsz biztonsági mentéseket?

Védve vannak az adataid laptop ellopása, winchester megrongálódása esetére is? Magyarul: Ugyanoda készíted a biztonsági másolatot is?

Amiért egyáltalán szóba mertem hozni a témát, mert megismertem egy kiváló eszközt Dobó Mátyás http://doransky.hu/?p=1789 blogjáról, ami megoldja ezt

Ez egy fájdalom és strapamentes biztonsági mentés készítő.
Főleg kis cégeknek, szabadúszóknak, távmunkában, laptopon dolgozóknak, magánembereknek praktikus.

Úgy működik, hogy regisztrálok ingyenesen és kapok egy tárhelyet, ahova menti a fájljaim másolatát.

A gépemen fut egy kis program, ami ellenőrzi, hogy mikor módosítottam valamelyik fájlon és ha azt bezártam, akkor automatikusan felmásolja az aktuális verziót a tárhelyre is.

Így lesz belőle egy másolat ott. Valójában minden verzióját megőrzi, azaz ha bármi miatt megsérül a fájlom, akkor a tárhelyen megvan az előző verziója is.

Több gépet használok és mivel ez a program mindegyiken rajta van, így a gépeim között szinkronizálást is végez.

Több munkatársammal szintén így osztok meg fájlokat. Módosíthat benne mindegyikőnk.

Mindez ingyenesen 2 GB tárhellyel. Ha erről a linkről regisztrálsz: https://www.getdropbox.com/referrals/NTEzNDMwODk , akkor ezen felül még 250 MB-ot kapsz hozzá.

Céges szinten a biztonsági mentésekre szokott lenni megoldás, de érdemes lehet rákérdezned rendszergazdától, hogy mennyi időnként készülnek nálatok biztonági mentések és melyik mappák kerülnek mentésre.

Volt már hasonló korábban szoftverekkel, számítógépekkel, egérrel, billentyűzettel kapcsolatban, de ez most más!
Rögtön meg fogod érteni Te is, mert ez egy logikus “szerelem”
Talán a menyasszonyom is megérti…

Az “ALT GR”, és a jobb oldali CTRL között volt és sokáig nem foglalkoztatott, hogy mire való, vagy mit ábrázol. Egyszerűen csak ott volt a tehetségével feldezésre várva. (Nem a Windows, hanem a mellette levő)

Szerencsémre rányomtam! És megtörtént a csoda! Előhozta a helyi menüt!

Ez ugye szinte minden programban megtalálható és azokat a lehetőségeket gyűjti össze, amiknek éppen abban a helyzetben van értelme.

Nagyon sokat tud gyorsítani a munkán, mert nem kell egerészni.

Lássuk, hogyan működik! Excelben szemléltetem a képen, de a lényeg ugyanaz a többi program esetén is.

Mikor lenyomom ezt a gombot előjön a helyi menü.
Le-fel nyíllal egyesével lépkedhetünk a menüpontok között
Enterrel végrehajthatjuk a kiválasztott menüpontot.

Még gyosabb megoldás, ha megnézzük, hogy a kívánt menüpontnak melyik betűje van aláhúzva és mikor a helyi menü látszik, akkor azt a betűt megnyomva rögtön végrehajjta azt a parancsot (a képen az F van aláhúzva a cellaformázásban)

A helyi menüt eltűntethetem az ESC gombbal.

Ha tetszett, vagy nem tetszett a cikk, várom a hozzászólásod.
Ha sokaknak tetszik, akkor még mindig lesz pár további billentyűparancsos tipp.

Közben persze számíthatsz más tippekre is.

Ismerőseimnek adatvesztés miatt vesztek el a könyjelzői.

Ezekre mindre van megoldás!

• áttekinthető
• visszakereshető
• több gépről elérhető
• biztonságos

Egy kiváló eszköz rövid, pörgős, lényegretörő bemutatóvideóját fordítottam le neked, és feliratoztam.

Ami a videóból kimaradt!

Használhatsz privát könyvjelzőket!
Ezeket más nem látja, hanem csak Te, amikor bejelentkezel.

A gépeden található könyvjelzőidet beimportálhatod. A fiók létrehozása után rögtön fel is kínálja neked.
A mappák, amiben a könyvjelzőid vannak címkenevekként fognak szerepelni a http://delicious.com -on.

Ugyan angol nyelvű az oldal, de nagyon egyszerű, 5 alap szó ismerete elég a használatához.

Nem véletlen a gyorsbillentyű elnevezés, aki ismer néhányat, az tudja.

Készíttettem egyik kollégámmal egy segédletet, ami tartalmazza az Excel gyorsbillentyűket a mozgásokhoz. A/4-es lapra kinyomtathatod, és ha kiakasztod a monitorod mellé, hogy szem előtt legyen, akkor könnyen megtanulhatod.

Hogy mindegyik billentyűkombinációt ki tudd próbálni nyiss meg 2 excel és 1 word fájlt, valamint az excelben tölts ki adatokkal egy tartományt.

Ugyanezek a gyorsbillentyűk használhatók az OpenOffice Calc-ban is.

Letöltéshez kattints a képre, vagy a kép alatti feliratra:

Excel gyorsbillentyűk Letöltése

PDF fájl, ezért a megnyitásához a PDF XChange Viewert ajánlom, de használhatsz hozzá Acrobat Readert is.

Várhatóan lesz folytatása, ha nem akarsz lemaradni róla, iratkozz fel az értesítőre jobb oldalon!

Várom észrevételed a hozzászólások között!

Ja és az angol verziót le tudod tölteni az angol nyelvű blogomról:
http://www.access-excel-vba.com/illustrated-excel-keyboard-shortcuts.htm

Köszönhető mindez annak, hogy kincsre bukkantam.
Tudom, már írtam gyors PDF olvasókról, de ez több annál. Ez az olvasóprogram funkcionalitásában tökéletes.

Egyik aktuális projektemben rengeteg nyomtatást kerülhettünk el vele, úgy hogy a tesztanyagokat PDF-be „nyomtattuk” és a megjegyzéseinket a létrehozott PDF-ekbe írtuk.

A fenti eszköztárról is látszik, de a lényeg: az ingyenes verzióval Beleírhatók a PDF fájlokba:

• megjegyzések
• kiemelések, áthúzások, aláhúzások (nyilak, keretezések, stb…)
• szövegdobozokban tetszőleges szövegek
• magyarázatok
• bélyegzők

Mindezeket a módosításokat úgy menthetjük, hogy nem tesz reklámszöveget a PDF-ünkbe.

Mindezek tetejébe még hordozható szoftver is.

Ugyan manapság még, ha PDF fájlokat tesznek letölthetővé, akkor az Adobe Reader-t ajánlják a megnyitáshoz, mintha csak ez lenne, én nem! Töltsd le és használd inkább ezt!
Így nemcsak olvasóprogramot kapsz, hanem olyat, amivel szerkesztheted is a PDF fájlokat ingyen.

Innen tudod letölteni:
http://www.docu-track.com/downloads/users/
(és nem kapok jutalékot tőlük, az ingyenesből főleg nem):

Verzióváltás után a rutinosak is jó darabig keresgélnek és/vagy szitkozódnak, amíg belejönnek.

Elárulom: a gyorsabb, zökkenőmentesebb átálláshoz készült egy segédlet/szótár/menütérkép.

Nem saját találmányom. A nagy szoftvercég készítette.
Viszont ha nem akarsz 1056 oldalt kinyomtatni, vagy az oldalbeállításokkal és a másolásokkal bajlódni, akkor használd a 24 oldalas verziómat.

Az eddigi verziókban szinte minden a megszokott helyen maradt, ezért a korábbi Excelről (97, 2000, XP, 2003)  áttérőknek is használható.

Az összetartozó témákat csoportosítottam így már nem 1-2 soros oldalak között kell keresgélni.

Korábban már említettem, hogy a hírlevélre feliratkozottak kiváltságokban részesülnek.
Aki feliratkozott, az kapja meg ezt a segédletet (is). Iratkozz fel (jobbra fenn) és megkapod!

Office 2000-es, XP és 2003-as felhasználóknak javaslom a kompatibilitási csomag telepítését.

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=941B3470-3AE9-4AEE-8F43-C6BB74CD1466&displaylang=hu

A kompatibilitási csomaggal a régebbi Office-okban is meg lehet nyitni az új Office fájlokat.

Minap is volt egy ilyen, mikor több száz madár egész évben történt befogásait kellett ábrázolni. Aki rugalmatlanul gondolkozik és/vagy nem ismeri eléggé az excelt, az hajlamos ezt lehetetlennek gondolni.

Van erre egy trükköm: Nem diagrammal oldom meg.

Ideális eszköz erre a feltételes formázás. A feltételes formázással színezett cellák rajzolják ki a diagramot. Sok képernyős diagramok is létrehozhatók vele. Persze vannak korlátai ennek a megoldásnak is. Többek között a rendelkezésre álló oszlopok száma és hogy ezzel nem minden diagramtípus valósítható meg
(amire biztosan használható: sávdiagram, oszlopdiagram, pontdiagram, gantt diagram).

Alapszinten előző bejegyzésben írtam már a feltételes formázásról, haladóbb szinten pedig ezután fogok.

Így néz ki egy óriásdiagram:

Tettem rá pár apróságot a jobb áttekinthetőségért, olvashatóságért:

• 10 soronként, 10 oszloponként segédvonalakat.
• trükkös fejlécet, hogy olvasható maradjon minden adat a kicsinyítés ellenére is
• nagyítót

Microchart akkor jó, ha több kisméretű diagramot szeretnénk használni.

A microchart olyan, mint egy versenyautó, nincs rajta semmi, ami nem kell a céljához.
A diagramot is lecsupaszítjuk (levehető róla a jelmagyarázat, címsor, adattábla, értéktengely, kategóriatengely feliratai) és így már kis méretűre összepréselhető.

Így néz ki egy külön excel kiegészítők nélkül megvalósítható microchart:

A microchart-ok egy-egy cellába kerülnek, így nagyon kis helyet foglalnak és igazából csak a trendeket, eloszlásokat hivatott szemléltetni, mellette adattáblában ábrázolhatjuk a konkrét értékeket.