A verzióváltás 2003-as office-ról 2007-esre sokaknak még az Y2K problémánál is rázósabb.

Íme pár segédlet, amit letölthetsz a gépedre és bármikor elindítva megnézheted, hova került át a funkció:

Excel: http://office.microsoft.com/hu-hu/excel/HA101491511038.aspx

A blogom e-mail értesítőjére feliratkozottak kapnak hozzá egy 24 oldalas nyomtatható verziót is.

PowerPoint: http://office.microsoft.com/hu-hu/powerpoint/HA101490761038.aspx

Word: http://office.microsoft.com/hu-hu/word/HA100744321038.aspx

Outlook: http://office.microsoft.com/hu-hu/outlook/HA102221621038.aspx

Access: http://office.microsoft.com/hu-hu/access/HA102388991038.aspx

Kicsit félve jegyzem meg, hogy az évváltások nekem mindig problémásak, még az MMX-edik évben is.
- papírnaptár lapozási gondok – nincs benne a 13. hónap
- a dátumot még hetekig elírom…

És persze BUÉK minden kedves olvasónak!

Új évre való tekintettel elkészítettem a David Seah naptár 2010-es verzióját is. Itt írtam róla korábban és innen tudod letölteni: http://www.hatekonysag.hu/letoltes/compact-calendar-2010-hu.xls

Manapság álltam neki a gépemen rendet tenni és megláttam a fényt az alagút végén

A fájlok rendezettsége nem más, mint egy szisztéma az elrendezésükre és elnevezésükre, hogy azok könnyen megtalálhatók, beazonosíthatók legyenek.

A módszerem a következő:

Beérkező fájlok

Mivel több helyről érkeznek fájlok (e-mailben, pendriveon, letöltésekből, messengeren keresztül), ezért a legfontosabb ezeket mielőbb jól elhelyezni. Egyszerűen kényelmetlen késöbb mindent négy-öt helyen keresni, ill. összevadászni…

Üzleti partnerünk a mi nevünkön nevezi el ajánlatát, számunkra viszont az Ő neve segít, ezért a beérkező fájlokat nem elég a helyükre tenni, hanem általában át is kell nevezni, hogy számunkra is beazonosíthatók legyenek. Az átnevezést pedig miért ne akkor tennénk, amikor a fájllal először foglalkozunk?

Szóval a beérkezett e-mailek csatolt fájlját is mentsd a helyükre a megfelelő néven. A mellékletek leválasztása az outlook méretkorlátozása miatt is fontos.

Fájlok létrehozásakor dettó: helyezd és nevezd rögtön jól.

A jó név gyakran a verziók kezelését is tartalmazza, mert bizony a csoportmunka nagy kuszaságot eredményezhet.

Az outlookban átírható az e-mailek tárgya, így az szintén segíthet a rendszerezésben.

A rendszer

A rendszerem nem tökéletes, mert a levelezésem, a skype előzmények és a fájlok is külön vannak, de ezzel még úgy érzem együtt lehet élni. Egyenként legyen rend külön-külön mindegyikben és akkor használható.

A legfontosabb csoportosítás számomra az aktív és az archív. Előbbi tartalmazza az adott projekt szükséges háttéranyagait is. A már nem használatos verziók mennek az archivba.

Az archívból mennek aztán DVD írásra, és kerülnek a gépről törlésre.

Rendrakási módszer

A már meglevő fájlok közti rendrakásra a módszerem az, hogy nem próbálok egyszerre mindent elintézni. Az aktuális mappát igyekszem csak “kivégezni”.

Ezzel csak nyerhetek: Kis, könnyen legyőzhető adagok vannak, ezért érzem, hogy haladok. Ha közben beleunnék, akkor is, amin túl vagyok, az legalább rendben van. (De hogy lehetne beleunni a sikerélmények mellett? )

Amelyikkel nem boldogulok, azt késöbbre hagyom – esetleg “egyéb mappába” teszem, mert nem lesz mindennek rögtön helye.

UFF, beszéltem. Neked milyen tippeid vannak még ehhez? Szólj hozzá és persze értékeld a cikket!

A mappaméretet érdemes időnként ellenőriznünk a következőképpen:

A levelezésünknél a személyes mappa feliraton jobb egérklikk

“Személyes mappák” adatlapja

A “Mappa mérete” gombra kattintva a méretet levelezési mappánként látjuk, így az is kiderül, honnan érdemes törölnünk:

Az “Irányított” gombra kattintva hozzáférünk az “Azonnali tömörítés” menüponthoz.

Tömörítés után ellenőrizzük újra a mappaméretet.

Ha még mindig közel vagyunk a 2 GB-os határhoz, akkor törölnünk, vagy archiválnunk kell a leveleinkből.
A csatolt fájlokat (pl. videókat, képeket) tartalmazó levelek szoktak sokat növelni a méreten, azokkal érdemes foglalkozni.
A törlések után tömörítsünk újra, mert csak akkor csökken a mappafájl mérete.

Meg kell nyitni az emailt és a tárgy mezejébe kattintva átírhatjuk. A levél bezárásakor, vagy a következőre lépéskor felajánlja a mentést.

A képen látszik, hogy míg a fejrészen üres a tárgy, addig a tárgy mezőben villogó kurzornál épp írom át a tárgyat.
Hasznos lehetőség ez a semmitmondó, vagy üresen hagyott tárgyú emaileink ésszerűbb tárolásához, rendszerezéséhez.