Lépten-nyomon azt látom, hogy ezt a funkciót egyáltalán nem úgy használják, ahogy kellene. Ilyen módon pedig nem segít, hanem inkább hátráltat.

Nézzük meg, hogyan zajlik az emlékeztetők tipikus használata:

Beállítom, hogy ekkor kell valamit megtennem, aztán újabb és újabb dolgokat.
Eleinte egyesével ugranak fel az emlékeztetők – természetesen rossz időpontban -, így a reakció egyszerűen “emlékeztessen x idő múlva”…
Közben újabb és újabb feladatok gyűlnek hozzá, a figyelmeztetéseket pedig mindig odébb-odébb lökdössük.
Aztán egyre több és több emlékeztető ugrik fel nekünk, van amelyik hetekkel késő, van amelyik hónapokkal késő feladatokra figyelmeztet…
Már meg se nézzük, hogy mik is voltak, csak emlékeztessen x idő múlvát nyomunk mindre abban való hitben, hogy majd lesz időnk…

Valójában egy hatalmas lavina alakul ki, ami betemet. Egyre reménytelenebb a végére érni a teendőknek. Mindennek tetejébe még a felugró ablakkal is gyötör minket.

Kinek működik ez???? Nem látom a kezeket! Elismerem: Én is így csináltam régen…

Gyökeresen más hozzáállás szükséges. Át kell változnunk esemény-vezérelt emberből önállóvá!

Ha már régóta görgeted ezeket a feladatokat, akkor a következőt javaslom:

Először is nézzük át a feladatlistát! Amire nem kell emlékeztető, arról vegyük le!

A felugró ablak arra való, hogy szóljon, AMIKOR valamit meg kell tenned, pl. elindulnod ügyfélhez. Semmi máshoz ne állíts be emlékeztetőt, csak ahhoz, ami egy aktuális időpontról szól!

Az emlékeztető nem tudja, hogy mikor végeztél egy feladatoddal, mikor nem zavarna. Hát inkább rendszeresen nézz rá a feladatlistára és onnan válassz, hogy mit fogsz éppen megoldani.

A feladatlistán is beállítható határidő, a tevékenység nevébe is beírhatod, hogy valaminek milyen dátumára figyelj.

Add meg a feladataidnak, hogy melyiket mely napon szeretnéd végrehajtani!

Lehet, hogy nem jut valamire idő, ezért a mára tervezettet görgetni kezded, átteszed holnapra, stb… Én mindig igyekszem reális időpontra tenni.

Lehet, hogy elhagysz feladatokat. Meg kellett volna tenni, de már késő… Ha már nem fogod végrehajtani, akkor vedd le a listádról, töröld, hogy ne rontsa a morálodat.

Áthúzott, elvégzett feladatok maradhatnak a listán, jó érzés látni, hogy túl vagyunk rajta.

Mikor nap közben dolgozol, az a legjobb, ha csak az arra a napra ütemezett feladatokat látod, így nem áraszt el, nem tűnik legyőzhetetlennek.

Amit elég valamikor megcsinálni, ahhoz nem adok határidőt.

Hogy hogyan érdemes megbírkózni a feladatokkal, arra többféle (Productivity) módszertan létezik, melyek közül magyarországon a legismertebb: Getting Things Done – Intézz el mindent, angol nyelven elérhető még a Do it tomorrow, Take back your life

Néhányról innen lehet szerezni angol nyelven összefoglalót: Productivity Methods

Ha biztonságos rendszert akarunk kialakítani, ahhoz nem árt egy kis üldözési mánia. Végiggondolni az eshetőségeket, mintha sorra minden kötél szakadna…

Nálam előfordul, hogy egy-egy fájl megsérül, azaz időnként szükséges visszatérnem egy korábbi verziójára.
Intenzív munka esetén még a napi mentés is túl ritka.

A megoldást a Dropbox jelenti, ami folyamatosan menti a változatokat egy úgynevezett felhőbe, azaz internetes tárhelyre.

Adatvesztésnél még kényesebb kérdés, ha az adat illetéktelen kezekbe kerül.

A dropbox tárhelye elvileg biztonságos, azaz ha nem hibásodik meg, és tesz véletlenül elérhetővé fájlokat, akkor elvileg rendben volnánk.

A leggyengébb láncszem lehet mondjuk a bejelentkezési adatom.
Ha könnyen kitalálható a jelszóval bejutnak a tárhelyemre, akkor ott hozzáférhetnek mindenhez.

Ilyenkor kell továbbgondolni a rendszert! A dropbox tárhelyre csak titkosítva érkezzenek az érzékeny adatok.

Ehhez a Secret Sync nevű eszközt találtam.

Ez egy titkosítatlan mappából a gépen levő dropbox mappába már titkosítva teszi át az adatokat, amiről aztán a dropbox ment mindent a tárhelyre. Minden fájlt külön kezel, így a verziókövetésemmel sincs gond.

Az említett eszközök egy bizonyos adatmennyiségig ingyenesek.
Ha ezekről a linkekről regisztráltok, akkor a 2 GB ingyenes tárhelyen felül még 250 MB extra tárhelyhez juttok ingyen.

Dropbox regisztrációhoz:
http://db.tt/HP0iarb0

Secret Sync regisztrációhoz:
https://www.getsecretsync.com/ss/ref/i/?ss0a8272f

Beüzemelésükhöz a következő lépéseket kell végrehajtani:
1. Regisztrálsz a dropbox oldalán
2. Letöltöd és telepíted a dropbox alkalmazást
Ez létre fog hozni egy mappát (alaphelyzetben a “Dokumentumok”-on belül “My Dropbox” néven. Amit ebbe teszel, az kerül biztonsági mentésre.
3. Regisztrálsz a Secret Sync oldalán.
4. Letöltöd és telepíted a SecretSync alkalmazást.
Ez létrehoz egy másik mappát SecretSync néven. Amit ebbe teszel, az titkosítottan átmásolódik a Dropbox-on belül egy almappába.

Sok oldalt mentettem kedvencek közé már régen is, és ez egy idő után kuszává vált. Nem volt könnyű megtalálni, ami kellett, vagy épp a másik gép könyvelzői közé mentettem.

Ismerőseimnek adatvesztés miatt vesztek el a könyjelzői.

Ezekre mindre van megoldás!

• áttekinthető
• visszakereshető
• több gépről elérhető
• biztonságos

Egy kiváló eszköz rövid, pörgős, lényegretörő bemutatóvideóját fordítottam le neked, és feliratoztam.

Ami a videóból kimaradt!

Használhatsz privát könyvjelzőket!
Ezeket más nem látja, hanem csak Te, amikor bejelentkezel.

A gépeden található könyvjelzőidet beimportálhatod. A fiók létrehozása után rögtön fel is kínálja neked.
A mappák, amiben a könyvjelzőid vannak címkenevekként fognak szerepelni a http://delicious.com -on.

Ugyan angol nyelvű az oldal, de nagyon egyszerű, 5 alap szó ismerete elég a használatához.

Mindig akkor döbbenek rá, hogy rendnek kellene lennie, mikor keresek valamit…

Manapság álltam neki a gépemen rendet tenni és megláttam a fényt az alagút végén

A fájlok rendezettsége nem más, mint egy szisztéma az elrendezésükre és elnevezésükre, hogy azok könnyen megtalálhatók, beazonosíthatók legyenek.

A módszerem a következő:

Beérkező fájlok

Mivel több helyről érkeznek fájlok (e-mailben, pendriveon, letöltésekből, messengeren keresztül), ezért a legfontosabb ezeket mielőbb jól elhelyezni. Egyszerűen kényelmetlen késöbb mindent négy-öt helyen keresni, ill. összevadászni…

Üzleti partnerünk a mi nevünkön nevezi el ajánlatát, számunkra viszont az Ő neve segít, ezért a beérkező fájlokat nem elég a helyükre tenni, hanem általában át is kell nevezni, hogy számunkra is beazonosíthatók legyenek. Az átnevezést pedig miért ne akkor tennénk, amikor a fájllal először foglalkozunk?

Szóval a beérkezett e-mailek csatolt fájlját is mentsd a helyükre a megfelelő néven. A mellékletek leválasztása az outlook méretkorlátozása miatt is fontos.

Fájlok létrehozásakor dettó: helyezd és nevezd rögtön jól.

A jó név gyakran a verziók kezelését is tartalmazza, mert bizony a csoportmunka nagy kuszaságot eredményezhet.

Az outlookban átírható az e-mailek tárgya, így az szintén segíthet a rendszerezésben.

A rendszer

A rendszerem nem tökéletes, mert a levelezésem, a skype előzmények és a fájlok is külön vannak, de ezzel még úgy érzem együtt lehet élni. Egyenként legyen rend külön-külön mindegyikben és akkor használható.

A legfontosabb csoportosítás számomra az aktív és az archív. Előbbi tartalmazza az adott projekt szükséges háttéranyagait is. A már nem használatos verziók mennek az archivba.

Az archívból mennek aztán DVD írásra, és kerülnek a gépről törlésre.

Rendrakási módszer

A már meglevő fájlok közti rendrakásra a módszerem az, hogy nem próbálok egyszerre mindent elintézni. Az aktuális mappát igyekszem csak “kivégezni”.

Ezzel csak nyerhetek: Kis, könnyen legyőzhető adagok vannak, ezért érzem, hogy haladok. Ha közben beleunnék, akkor is, amin túl vagyok, az legalább rendben van. (De hogy lehetne beleunni a sikerélmények mellett? )

Amelyikkel nem boldogulok, azt késöbbre hagyom – esetleg “egyéb mappába” teszem, mert nem lesz mindennek rögtön helye.

UFF, beszéltem. Neked milyen tippeid vannak még ehhez? Szólj hozzá és persze értékeld a cikket!