Talán hallottad már, talán nem, az OLE (Object Linking and Embedding – Objektum csatolás és beágyazás) az, amikor egy Office fájlba egy másik fájlt teszünk.

Most koncentrálok és kitalálom a kérdésed… : “Mi a fenének?”

Tudod a flex még értő kezekben sem ideális körömvágásra, barkónyírásra, mint ahogy egy kisollóval sem érdemes sarokcsiszolásra vetemedni…

Szóval van MisS Word, amivel csodaszép doksikat alkothatunk, ám saját táblázata ugyan szép lehet, de okos nem.

Okos táblázatokhoz Excel kell, ami bár okos (és lehet szép is), de nem dokumentumokhoz készült, így ahhoz nem ért.

Nem buta egyik sem, csak máshogy működik. Word a humán, Excel a reál tárgyakban jó? Nem egymás kiváltására, hanem kiegészítésére lettek kitalálva.

Konkrétan a Wordben pl. megoldhatók az intelligens sor és oldaltörések, az Excelben pedig a megfelelően képletezhető táblázatok.

Señoras y señores! Kóstoljunk bele a mexikói ízekbe! Fűszerezzünk egy Word doksit csipetnyi Excellel! Fel a sombreróval! Ollé!

Sokféleképpen lehet rosszul csinálni, inkább egy jó megoldást mutatnék.

Leírom lépésről lépésre is, ha esetleg nem jelenne meg a bemutató:

1. Megalkotjuk Word fájlunkat és oda lépünk benne, ahova be szeretnénk szúrni a táblázatunkat.

2. Megalkotunk egy Excel táblázatot.

(Nagyítások torzítások utólag nem szerencsések, ezért lehetőleg akkorára csináljuk, amekkorába be szeretnénk szúrni. – pl betűméretekre ügyeljünk)

3. Kijelöljük a Word-be illesztendő részt és másolás

4. Átváltunk Word-re és a Szerkesztés/Irányított beillesztés… menüpontra klikk.

Itt 2 választási lehetőségünk van.

A) – Beágyazunk, azaz beágyazzuk, amitől a Wordünkben lesz ez az Excel fájl.

B) – Csatoljuk, azaz csak hivatkozunk rá és ugyan látszani fog a tartalma, de az Excel fájl nélkül számításokra nem lesz jó.

Az A) verziót akkor használjuk, ha a fájlt úgy küldenénk át, hogy az önállóan használható legyen számításokra. Átküldéskor vigyázz, mert a beillesztett Excel fájl minden részéhez hozzá lehet férni, így bizalmas adatok ne maradjanak benne.

A B) verzió saját gépen használatra jó.

Minap is volt egy ilyen, mikor több száz madár egész évben történt befogásait kellett ábrázolni. Aki rugalmatlanul gondolkozik és/vagy nem ismeri eléggé az excelt, az hajlamos ezt lehetetlennek gondolni.

Van erre egy trükköm: Nem diagrammal oldom meg.

Ideális eszköz erre a feltételes formázás. A feltételes formázással színezett cellák rajzolják ki a diagramot. Sok képernyős diagramok is létrehozhatók vele. Persze vannak korlátai ennek a megoldásnak is. Többek között a rendelkezésre álló oszlopok száma és hogy ezzel nem minden diagramtípus valósítható meg
(amire biztosan használható: sávdiagram, oszlopdiagram, pontdiagram, gantt diagram).

Alapszinten előző bejegyzésben írtam már a feltételes formázásról, haladóbb szinten pedig ezután fogok.

Így néz ki egy óriásdiagram:

Tettem rá pár apróságot a jobb áttekinthetőségért, olvashatóságért:

• 10 soronként, 10 oszloponként segédvonalakat.
• trükkös fejlécet, hogy olvasható maradjon minden adat a kicsinyítés ellenére is
• nagyítót

Microchart akkor jó, ha több kisméretű diagramot szeretnénk használni.

A microchart olyan, mint egy versenyautó, nincs rajta semmi, ami nem kell a céljához.
A diagramot is lecsupaszítjuk (levehető róla a jelmagyarázat, címsor, adattábla, értéktengely, kategóriatengely feliratai) és így már kis méretűre összepréselhető.

Így néz ki egy külön excel kiegészítők nélkül megvalósítható microchart:

A microchart-ok egy-egy cellába kerülnek, így nagyon kis helyet foglalnak és igazából csak a trendeket, eloszlásokat hivatott szemléltetni, mellette adattáblában ábrázolhatjuk a konkrét értékeket.

Nemrég egy Excel oktatásra készülve ismét átnéztem 1-2 funkciót és belelkesültem tőlük.

A főiskolai/egyetemi – előadásokon/gyakorlatokon az ilyen funkciókat a diákok nagy része nem megérti, hanem megutálja. Az eszköz zseniális, de a tálalás borzalmas.

Legutóbbi oktatásomon (igen, vállalok oktatásokat, konferenciákat és szaktanácsadást is) a nemzetközi pénzügyi cégnél dolgozó hallgatók is odáig voltak tőle, ezért gondoltam megosztom veled.

Hogy valami haszna és tétje is legyen a dolognak, hasznos példán mutatnám be: egy fizetés kalkulátoron, melyet a www.fairconto.hu oldalról töltöttem le.

A videóban részletesen bemutatom, de előtte pár szó ezekről az eszközökről:

Célértékkeresés
Lelőhelye: Eszközök/Célértékkeresés…

Magyarországon van egy – most már egyszerűsödő, de még így is – túlbonyolított fizetési/adózási rendszer, amin visszafelé számolni nehéz feladat.
Állásra jelentkező megmondja, hogy mennyi nettót szeretne keresni, excel nélkül pedig csak közelíteni tudunk a nettó bruttójához.

Ezt teszi meg helyettünk a cél-érték-keresés: Végeredményhez keres kiinduló adatot.

“Mi lenne, ha”… elemzés adattáblával
Lelőhelye: Adatok/Adattábla…

Ha van egy nagy gonddal összeállított táblázatunk (pl. ez a fizu kalkulátor), akkor lehet, hogy érdekelne többféle összeggel is a számítás.

Ez valamennyi előkészületet igényel, de megéri!

Az oktatóvideóban erre is kitérünk:

Akinek a videó nem jelent meg, az kattintson ide: www.hatekonysag.hu/blog/
Remélem tetszett. Várom hozzászólásod, értékelésed a fenti linkre.

Az bérteszt excel fájl eredeti változata innen tölthető le: http://www.fairconto.hu/20080101-BerTeszt.xls

Ha még nem tetted volna, a weblap jobb felső részen iratkozz fel az e-mail értesítőre!

Annak, aki most ismerkedik a DARABTELI függvénnyel:
Ez a függvény azokat a cellákat számolja össze, amik eleget tesznek a megadott feltételnek.
Az angol nyelvű verzióban CountIF néven szerepel, amit DARABHA névre lehetne fordítani.

Használata: DARABTELI ( Tartomány ; Feltétel )

Ez akkor válik érdekessé, ha gyakorlati példákon keresztül nézzük a működését.

1. Hogyan ellenőrizzük, hogy az új sorok szerepelnek-e már a meglevő listánkban?

Az ismertebb, oktatott módszerrel minden olyan sor mellett az a darabszám szerepel, amennyiszer szerepel a listában. Kb. erre találták ki eredetileg.

A fenti módszer szépséghibája, hogy ezzel ugyan látszik, melyik ismétlődik, de a duplák, triplák kiszűrése, eltávolítása még így is túl manuális.

És itt jön az egyik trükk:
A megoldás nem bonyolult, inkább irassuk ki, hogy hányadik előfordulása az adott listában. Így már látszik az “eredeti” és a többi “másolat”. Ezt követően már könnyedén kiszűrhetők, vagy rendezhetők az ismétlődések, az eredetik pedig biztonságban maradnak.

Az cellahivatkozások tanulmányozásához ajánlom figyelmetekbe a korábbi (abszolút, relatív és vegyes cellahivatkozások) című bejegyzésemet.

2. Sorrend kialakítása függvénnyel

Az aránylag ismert módszer segítségével olyan sorrendet kapunk, ahol a holtverseny miatt lehetnek ismétlődő sorszámok.

A másik trükk:
A holtversenyen belüli pozíció figyelembe vétele:

A példákat tartalmazó excel letölthető innen (benne egy itt még be nem mutatott példával): Excel darabteli minta

Lesz még szó a darabteliről, mert a java még hátravan… Hogy ne maradj le, iratkozz fel az értesítőre és persze a hozzászólásokban kiváncsi vagyok a véleményedre!

Íme az eredeti: http://www.sysmod.com/praxis/prax0404.htm#Excel

Sajnos a következő pontok egy részét csak profi excel felhasználók fogják érteni, ezért akár szintfelmérésnek is tekinthető

Nem haragszom, ha jelzitek fordítási hibákat

Íme a fordítás:
1. Csak csináld! Ugorj neki és csináld! A felhasználók elfogadják, bármi lesz az eredmény.
2. Előbb lőj, aztán célozz! Te kérdés nélkül is tudod, mire van ténylegesen szükség.
3. Sose egyszerűsíts (az csak megkönnyítené más embereknek, hogy átvegyék a munkádat), csak tegyél hozzá újabb részeket, de ne vedd ki az elavultakat.
4. A határidők nem számítanak.
5. Dokumentáció a gyengeelméjű embereknek, specifikáció a félénkeknek való.
6. Ne szerezz tesztadatokat! Bármit eredményez a táblázat, megfelel.
7. Ne használj lapvédelmet! Az korlátozza a felhasználók jogát, hogy fejlesszék a képleteket bárminek a begépelésével.
8. Ne töltsd ki a tulajdonságok lapot, úgyis mindenki kitalálja, hogy te voltál a szerző.
9. VBA (Very Buggy Application – Nagyon Hibás Alkalmazás) hibakeresése könnyű; csak változtatgasd addig, amíg valami működni látszik, ekkor a felelősséged befejeződött.
10. Sose használj cella megjegyzéseket, vagy segítő szöveget a munkalapon. A felhasználóknak maguktól tudniuk kellene, hogy mit csináljanak.
11. Ha te tudod milyen egységeket, mértékegységet használsz, akkor biztonsággal úgy tekintheted, hogy más is biztosan tudja.
12. Keverd a bemeneti adatokat és a kalkulácós cellákat, hogy állandó éberségre ösztönözd a felhasználókat.
13. Sose használj felváltva és vegyesen abszolút és relatív cellahivatkozást, mert ez lerövidíthetné a számlázható időd.
14. Rejtsd el néhány cellában az adatot, így mikor a felhasználó belebotlik, tisztelni fog téged a gondolkozásának fejlődéséért.
15. Ha megkérdik, hogy letesztelted-e, kérdezz vissza: “Nem bízol bennem?”
16. Formázz sok dekoratív színnel és stílussal, hogy megtörd az egyhangúságot.
17. Ne tarts biztonsági másolatokat a munkafüzet különböző verzióiból. A legutóbbi mindig a legjobb.
18. Írd be a konstansokat a képletekbe, végülis nem változnak.
19. A többféle módon ellenőrzés pusztás redundáns számítás.
20. A munkafüzet leteszteléséhez elég megnézned, hogy az eredmény elfogadhatónak tűnik-e.

Még kiegészíteném a “Ráérsz menteni” ponttal, de ez nem volt benne

(A fenti felsorolás egyébként a különböző táblázatkezelővel okozott “katasztrófák” tapasztalata alapján lett összeállítva…)

Nos: Bizony! Nézzük mikor és hogyan!

Mikor ágyazzuk egymásba a függvényeket?

A Ha függvényt gyakran hibakezelésre használjuk.

Pl.: nem szeretnénk #zéróosztó hibaüzenetet kapni, ezért a ha függvénnyel ellenőrizzük az osztó értékét és ha az nem nulla, akkor végrehajtjuk az osztást, ellenkező esetben jelezzük, hogy nincs megadva osztó.

Ez egy beágyazott függvénynek tekinthető, mert a függvényen belül hajtunk végre egy másik számítást.

Hasonló ellenőrzéseket javallott elvégezni a bevitt érték jellegére (szöveg, szám) kritikus helyeken.

Hogyan lehet az összetett függvényeket karbantartani?

A szerkesztőlécen a függvény nevére kattintunk, majd az fx ikonra és előjön a függvényszerkesztő ablak.
A szerkesztőlécen ezután a kívánt függvény nevére kattintva lépegethetünk a függvények között.

A könnyebb áttekintéshez összeállítottam egy munkafüzetet, melyben ábrázolva is van a módszer.
Innen letölthető: Excel egymásba ágyazott függvények

A lapvédelem a véletlen törlésektől, felülírásoktól, képletek elrontásától védhet meg minket.

Az Excel munkalapok védelme kicsit nyakatekertnek tűnhet. 2 részből áll:

• (Cella) Zárolás
• Lapvédelem

A zárolás lényege: Cellánként megadható, hogy a védelem bekapcsolása után szerkeszthető legyen-e.

A lapvédelem lépései:

1. Alaphelyzetben minden cella zárolt, tehát a módosítható cellákról kell levennünk a zárolást. (cellakijelölés, majd Formátum/Cellák/Védelem lapon Zárolás jelölőnégyzet)
2. Ezután a lapvédelmet bekapcsolva csak a nem zárolt cellákba írhatunk. (Eszközök/Védelem/Lapvédelem…)

A munkalapvédelem korlátai (mert vannak!):

• Lesznek olyan felhasználók, akik a jelszó ismeretében, vagy jelszóvédelem hiányában feloldják a védelmet, majd elfelejtik újra levédeni.
• Ha abban a hitben védünk le valamit, hogy így az a rész bizalmas marad, akkor tévedtünk:
  • Átlag felhasználók többnyire azonnal kitalálható jelszavakat használnak, így bárki feltörheti pár próbálkozásból.
  • Ha komoly jelszót adtunk meg, akkor rádöbbenhetünk, hogy az excel jelszavas védelme borzalmasan gyenge, így bármilyen jó a jelszó, minimális programozással 1 percen belül feltörhető.
• Excel összeomlása hajlamos feloldani mindenféle védelmet és a helyreállított munkafüzetben már mindent megtehetünk.

A füzetvédelem jóval egyszerűbb, és a lapok törlése, beszúrása, megjelenítése, elrejtése ellen véd. A fenti korlátok erre is érvényesek.

Létezik programkódból történő védelem is, az már erőteljesebb.

Még arról ne feledkezzünk meg, hogy az Excel alternatívának tekinthető más programok nem biztos, hogy jól fogják kezelni a védelmünket.

Ha az átalakítást szeretnénk megakadályozni, akkor válasszuk az alábbi megoldás egyikét:
- cella típusát (kategória) változtassuk adatfelvitel előtt szöveg-re
- az érték elé tegyünk egy aposztrof-ot ‘, mert ezzel biztosítjuk, hogy szövegként kerüljön tárolásra (az aposztrof nem fog látszani)

Importálás
Adatbevitel történhet külső adatok beolvasásával, bemásolásával is.

Ha például egy CSV (Comma Separated Values – Vesszővel elválasztott értékek) fájlt akarunk megnyitni, akkor a hagyományos Fájl/Megnyitás módszerrel az adataink átalakulnak.
Például a program 1.1-es verziószámból könnyen lehet 01. január

Az átalakulás megelőzhető, ha az Adatok/Külső adatok importálása/Adatok beolvasása… menüponton keresztül nyitjuk meg az állományt.
A szövegbeolvasó varázsló 2. lépésénél tegyük be a pontosvessző jelölőnégyzet.
A 3. lépésnél válasszuk ki az oszlopokhoz a megfelelő formátumot.

Oszlop bontása
Oszlopokra bontásnál szintén meg kell adni az adattípusokat.
Az Adatok/Szövegből oszlopok… menüre megjelenő Szövegdaraboló varázsló lényegében megegyezik az importálás varázslójával, így a beállítanivaló megegyezik.

A tartomány jelenthet egy, vagy több cellát is!
A legegyszerűbb tartomány elnevezési mód a név mezőn keresztül tehető meg.

1. Jelöljük ki a kívánt cellát, vagy tartományt (ekkor a név mezőben megjelenik az aktív cella címe)

2. A név mezőbe kattintva átírjuk a név mező tartalmát
3. Enter hatására a kijelölt tartományunk megkapta nevét.

Tartományok elnevezési szabályai:

• Betűvel kezdődjön
• Nem lehet cellacím (pl: A4)
• Ne tartalmazzon speciális karaktereket (pl.: szóköz, kettőspont, stb.)
• Szerintem kerüljük az ékezetes betűket
• Munkafüzeten belül minden név egyedi kell legyen

Az elnevezett tartományok használata
Képleteinkben a cellacím helyére beírhatjuk a cella nevét. (pl.: az ábrán árfolyam a C12-es cella neve)

Ez egy abszolút címzésű tartomány, azaz a képlet másolásakor sem változik a hivatkozás. (Hivatkozás típusok cikkünkben lehet bővebben olvasni erről.)