Kockáztatunk. Én is, pedig közeli jóbarátom nemrég fél milla feletti ajánlatot kapott Kürt Zrt-től adat visszaállításra.

Milyen gyakran csinálsz biztonsági mentéseket?

Védve vannak az adataid laptop ellopása, winchester megrongálódása esetére is? Magyarul: Ugyanoda készíted a biztonsági másolatot is?

Amiért egyáltalán szóba mertem hozni a témát, mert megismertem egy kiváló eszközt Dobó Mátyás http://doransky.hu/?p=1789 blogjáról, ami megoldja ezt

Ez egy fájdalom és strapamentes biztonsági mentés készítő.
Főleg kis cégeknek, szabadúszóknak, távmunkában, laptopon dolgozóknak, magánembereknek praktikus.

Úgy működik, hogy regisztrálok ingyenesen és kapok egy tárhelyet, ahova menti a fájljaim másolatát.

A gépemen fut egy kis program, ami ellenőrzi, hogy mikor módosítottam valamelyik fájlon és ha azt bezártam, akkor automatikusan felmásolja az aktuális verziót a tárhelyre is.

Így lesz belőle egy másolat ott. Valójában minden verzióját megőrzi, azaz ha bármi miatt megsérül a fájlom, akkor a tárhelyen megvan az előző verziója is.

Több gépet használok és mivel ez a program mindegyiken rajta van, így a gépeim között szinkronizálást is végez.

Több munkatársammal szintén így osztok meg fájlokat. Módosíthat benne mindegyikőnk.

Mindez ingyenesen 2 GB tárhellyel. Ha erről a linkről regisztrálsz: https://www.getdropbox.com/referrals/NTEzNDMwODk , akkor ezen felül még 250 MB-ot kapsz hozzá.

Céges szinten a biztonsági mentésekre szokott lenni megoldás, de érdemes lehet rákérdezned rendszergazdától, hogy mennyi időnként készülnek nálatok biztonági mentések és melyik mappák kerülnek mentésre.

Verzióváltás után a rutinosak is jó darabig keresgélnek és/vagy szitkozódnak, amíg belejönnek.

Elárulom: a gyorsabb, zökkenőmentesebb átálláshoz készült egy segédlet/szótár/menütérkép.

Nem saját találmányom. A nagy szoftvercég készítette.
Viszont ha nem akarsz 1056 oldalt kinyomtatni, vagy az oldalbeállításokkal és a másolásokkal bajlódni, akkor használd a 24 oldalas verziómat.

Az eddigi verziókban szinte minden a megszokott helyen maradt, ezért a korábbi Excelről (97, 2000, XP, 2003)  áttérőknek is használható.

Az összetartozó témákat csoportosítottam így már nem 1-2 soros oldalak között kell keresgélni.

Korábban már említettem, hogy a hírlevélre feliratkozottak kiváltságokban részesülnek.
Aki feliratkozott, az kapja meg ezt a segédletet (is). Iratkozz fel (jobbra fenn) és megkapod!

Office 2000-es, XP és 2003-as felhasználóknak javaslom a kompatibilitási csomag telepítését.

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=941B3470-3AE9-4AEE-8F43-C6BB74CD1466&displaylang=hu

A kompatibilitási csomaggal a régebbi Office-okban is meg lehet nyitni az új Office fájlokat.

Főleg kisvállalkozásoknál fordul elő, hogy ügyfélnyilvántartásra (és kapcsolattartásra) nem megfelelő eszközt használnak, vagy még rosszabb, ha semmilyen eszközük nincs rá.

Ez kritikus pont a cég működésében.

A következő 4 perces videón bemutatom, hogy mi is a különbség egy Excel és egy Access adatbázis között, és hogy mi az a minimális funkcionalitás, amit egy ügyfélnyilvántartónak tudnia kell:

Ha a videó nem jelenne meg, akkor itt tudod megtekinteni: http://www.vimeo.com/1441647

Ez nem egy teljes CRM (Customer Relationship Management – Ügyfélkapcsolat menedzsment) rendszer, hanem annak a legfőbb funkciója, amivel megoldható az ügyféltörténet és a hozzájuk kapcsolódó teendők kezelése.

A példa alapján remélem átment, hogy ez nemcsak ügyféladatbázisra, hanem bármely más adatbázisra is alkalmas. Az adatbázis további funkciói olyan dolgokat tesznek lehetővé, amit excelben nem lehet, vagy nagyon körülményes megoldani.

Ne szenvedj kusza adatokkal, elkallódó információkkal! Hívj! 70-411-45-47

Fehér holló gyakoriságú? Dehogy, pl. egyik telefontársaság hívásrészletezőjében is összegezhetetlenek az összegek.

Rendezésnél még rákérdez a program, hogy “Számként kezeljünk mindent, ami számnak látszik?”
Bár függvények használatánál is megtenné!

Adott egy lapunk, amin egyes cellák bal felső sarkaiban kis zöld háromszögek jelzik, hogy valami nem stimmel. Ha rákattintok a cellára, akkor balra kis felkiáltójel jelenik meg. A felkiáltójelre húzva az egeret kiírja: “A cellában lévő szám szövegként van formázva, vagy aposztróffal kezdődik.”
(Pont ilyen körülményes, mint ahogy leírtam )

Nem írom le, hogy nem lehet, vagy hogy nem érdemes ezeket javítani, inkább egy egyszerű, használható megoldást mutatnék be kétféleképpen.

Készítettem róla egy képsorozatot/diabemutatót és egy videófájlt.

Ugyanez a módszer videóban:

Egy képsorozat, vagy diabemutató, ami lépésről-lépésre bemutatja a teendőket, szerintem sokkal praktikusabb lehet, mint egy videó. Ideális a tempója, se túl gyors, se túl lassú, nem több és nem kevesebb, mint amennyinek lennie kell.

Nem minden esetben képsorozat lenne, mert mozgás szemléltetéséhez videó lesz.

De a fontos számomra az, hogy Te mit szólsz hozzá? Kérlek szavazz, hogy lássam érdemes-e foglalkoznom vele! Ha van ezzel kapcsolatban érved, ellenérved az is érdekelne, kérlek írd be a hozzászólások közé!

Bár itt a blogon látszólag pangás volt, a háttérben több változás elindult.

1. Egyszerűsítettem és teljesen magyarítottam az e-mail értesítőre feliratkozást. Most már nyugodtan ajánlhatod ismerősödnek az oldalt, könnyen fel fog tudni iratkozni.

2. Hamarosan az e-mailre feliratkozottak külön kiváltságokhoz jutnak. Ha még nem iratkoztál fel, akkor iratkozz fel most!

Köszönöm segítséged!

Kerekítenünk kell árajánlatokban, ár-kalkulációkban, számlákban és máshol. Az első kettőben és az utolsóban érintett lehet az Excel is.

Talán mondanom sem kell, az eszköztáron szereplő tizedesjegyek elrejtése/megjelenítése ikon nem kerekít, hanem csak bizonyos pontossággal jelenít meg.

2 + 2 = 5
Ilyet is tud az Excel!

Írd be A1-es és A2-es cellába, hogy 2,3 (nem 2 és 3, hanem 2,3!), az A3 as cellába pedig azt, hogy =A1+A2!
Az eredmény 4,6, de ha elrejtjük a tizedesjegyeket az A1, A2, A3 celláról, akkor kijön a 2 + 2 = 5.

Ha kerekítettünk volna, akkor a 2,3-akat előbb kerekítettük volna 2-re és azokat összeadva 4 lenne az eredmény. Szóval ez nem kerekítés!

Na most, hogy kellőképpen összezavartam azokat, akik ezt nem próbálták ki, lássuk hogyan kerekítsünk!

A fontosabb kerekítőfüggvények az excelben a KEREK.FEL, a KEREK.LE és a KEREKÍTÉS, utóbbi a standard kerekítés szabályai szerint kerekít, a fel és le a negatív számok kerekítésekor fordítva működik

Paraméterei mindhárom esetben egyeznek: kerekítendő érték, tizedesjegyek száma.
Ha tizedesjegyek száma 0, akkor egészre, ha negatív, akkor 10-re, 100-ra, 1000-re is kerekíthetünk.

A speciális kerekítések, mint az 1 és 2 forintosok forgalomból kivonása miatt az 5-re kerekítés – egy érdekes trükkel oldhatók meg a következőképpen:

= KEREKÍTÉS ( kerekítendő_szám / kerekítés_mértéke ; 0 ) * kerekítés_mértéke

Az alapelv: a kerekítendő számot elosztom a kerekítés mértékével, aztán egészre kerekítem, végül felszorzom a kerekítés mértékével.

Így néznek ki a fentiek képekben:

És a kerekítés fájl is letölthető: http://www.hatekonysag.hu/blog/downloads/kerekites.xls

Ne felejts feliratkozni az értesítőre! Kattints ide az e-mail értesítőre feliratkozáshoz!

Ha egy tizedestörtet megszorzol egy egész számmal, és az eredmény 65 536 vagy 65 566 körüli, akkor azt az excel 100.000-nek jeleníti meg. Konkrét példák: 850*77,1 vagy 425*154,2 stb.

Állítólag ez csak megjelenítési probléma, tehát a kapott eredménnyel tovább számolva a többi számítás eredménye már jó lesz.

A fenti ábrán egy kicsit körüljártam a problémát (a használt képleteket beírtam a számítás mellé jobbra) és kipróbáltam néhány egyszerű műveletet: *1, +1, -1, /1
Az eredmény érdekes volt, mert a kivonásnál jól működött, a többi esetben nem!

Lehet mondani, hogy ez a hiba talán 2x fordulhat elő egy élet alatt (hiszen nem derült ki sem a tesztek alatt, sem a bevezetést követő hónapokban), ezért nem kell annyira felfújni.

Ha az excel munkafüzeteinkben tényleg kritikus számításokat végzünk, akkor ez rossz döntésekhez, az pedig akár komoly veszteségekhez, vagy haszonkieséshez vezethet.

Remélhetőleg nincs benne több hiba, de ez nem zárható ki teljesen! Ugyanígy persze más termékben is előfordulhatnak hibák.

Inkább ne bízzunk vakon a számításokban, képleteinkben. Az egyik beépített pénzügyi függvénynél is hallottam már hibáról. Sajnos ez van!

Érdemes lehet 2 féleképpen számíttatni a fontos eredményeinket, így valószínűbb, hogy kibukik az esetleges hiba:

Így néz ki egy excel keresztellenőrzés (cross check).

Ezen az ábrán a színek az összegzett tartományokat jelentik. A sárga tartományt az alatt, a kéket tőle jobbra, a pirosat pedig a jobb szélen szummáztuk.

Persze ez sem 100% biztonságú, de legalább megtettük, amit lehetett.

A mappaméretet érdemes időnként ellenőriznünk a következőképpen:

A levelezésünknél a személyes mappa feliraton jobb egérklikk

“Személyes mappák” adatlapja

A “Mappa mérete” gombra kattintva a méretet levelezési mappánként látjuk, így az is kiderül, honnan érdemes törölnünk:

Az “Irányított” gombra kattintva hozzáférünk az “Azonnali tömörítés” menüponthoz.

Tömörítés után ellenőrizzük újra a mappaméretet.

Ha még mindig közel vagyunk a 2 GB-os határhoz, akkor törölnünk, vagy archiválnunk kell a leveleinkből.
A csatolt fájlokat (pl. videókat, képeket) tartalmazó levelek szoktak sokat növelni a méreten, azokkal érdemes foglalkozni.
A törlések után tömörítsünk újra, mert csak akkor csökken a mappafájl mérete.