A dolog akkor kerek, ha beleveszünk mindenféle sablonos dokumentumot, amiben pár adat változik. pl. egyen-szerződéseket, adatlapokat stb.

Ez mind körlevél és többször tapasztaltam, hogy mikor megmutatom, kerekednek a szemek és csillognak a tekintetek.

Hogyan is néz ki a történet?

Adott egy dokumentum, amiből sok hasonlót kell megcsinálnod. Csak az adatok változnak benne. Ez lesz a körlevél alap.

Szerencsés esetben van egy táblázatod, vagy adatbázisod azokkal az adatokkal, amiket be szeretnél helyettesíteni a dokumentumodba. Hívjuk ezt csak adatfájlnak. Ha nincs ilyened, akkor érdemes létrehoznod, mert a táblázat utána rendezhető, szűrhető is marad.

Az eredmény / happy end pedig egy olyan dokumentum, aminek a sok-sok lapja ki van töltve megfelelően.

Most hogy ismered a hozzávalókat és látod milyen finom lesz a végére: Lássuk a receptet!

A lépések a 2003-as verzióval:

1. Megnyitod azt a Word dokumentumot, ami alapján létre szeretnéd hozni a doksikat.
2. Elindítod a körlevél varázslót (Eszközök / Levelezés / Körlevél)
3. Levél típus kiválasztása.
4. Beállítod, hogy ez a megnyitott doksid legyen a körlevél alap
5. Kiválasztod az adatfájlt, amiben a táblázatod van
6. Beilleszted a táblázat mezőit a körlevél megfelelő pontjaira
   (KörlevéSajnos itt látszik, hogy a Microsoft szeretné a kört négyszögesíteni)
7. Elmented a dokumentumodat.
8. Egyesíted az eredményt egy új dokumentumba
9. Átnézed és elmented az új dokumentumodat.

A 2007-es verzióval a lépések kicsit még egyszerűbbek, íme:

Ugye ez akár a gyorsan finomat sorozatban is megállná a helyét, mert az elkészítése a hozzávalók megléte esetén csak pár perc?

Ha tetszett, tedd meg a lépéseket, hogy ismerőseid is megismerhessék ezt! Oszd meg facebook-on, iwiw-en, twitteren!

Az élményt a kommunikáció adja a barátaiddal, ezt segíti elő és támogatja minden módon.

Aki már ráérzett az ízére, az tudja miről beszélek, aki még nem, az most megérezheti.

Készítettem egy rövid, ingyenes útmutatót, hogy megismerhesd a lehetőségeket
és könnyebben eligazodj a menük között. Innen tudod letölteni: http://www.hatekonysag.hu/letoltes/facebook_utmutato.pdf

A facebook olyan, mint egy buli helyszín, a körülmények meg vannak teremtve a szórakozáshoz és vannak akik már pörögnek is a parketten, de vannak akik még csak ülnek és várnak…

Remélem úgy fog működni ez az útmutató, hogy a korábban szótlan, tétlen tagok is megnyílnak és megteszik első lépéseiket.

Segítsetek benne, hogy ez megtörténhessen!

Ne gondold, hogy ez egy újabb iwiw! Az iwiw olyan mint a telefonkönyv, a facebook olyan mint a telefon. A facebook-on több kommunikáció van a barátaiddal egy hét alatt, mint iwiw-en egy év alatt.

A Hatékonyság Blog oldalát itt találjátok a facebookon: http://www.facebook.com/hatekonysag, engem pedig itt: http://www.facebook.com/zoltan.till

A PDF fájl megnyitásához bármilyen PDF olvasó szoftvert használhatsz, pl. Adobe Reader, vagy az általam favorizált PDF XChange Viewer

ui: a blog továbbra is főleg Excelről és irodai szoftverekről fog szólni, ez csak egy kis kitérő volt.

Képre kattintva letöltheted PDF formátuban.

Ez nem szentírás, elég ellentmondásos a terület.

Pl. Változó szélességű oszlopdiagram nem javasolt – mondaná Stephen Few vizualizálási szakértő. Jedi mester beállásából (fotó: http://www.perceptualedge.com/about.php)  és 4000 dolláros napidíjából látszik, hogy az erő vele van. Érdemes lenne többet pepecselnem nekem is a diagramokkal?

Nos, a diagramválasztás és formázás nemcsak esztétikai kérdés!

Edward Tufte a nem megfelelő prezentálási módot okolja a Challenger katasztrófa bekövetkeztéért.

A gyorsítórakétákat gyártó cég jelezte indítás előtti nap a NASA felé a veszélyt, azonban az adatokat nem jól prezentálták, a diagramból nem derült ki az egyértelmű összefüggés és a meghozott vezetői döntések katasztrófához vezettek.

A részletesebb leírás (magyarul) és a megfelelő prezentálási mód itt található: http://old.hungary.com/interpen/grafoman/page.shtml?1997.3989

Nem tökéletes az átfedés az Excelbe beépített diagramtípusok és a szakértők által javasolt típusok között. Trükközéssel pótolhatók a hiányosságok és szakirodalommal orvosolható a bőség zavara.

Létezik egy Chart Tamer, azaz Diagram szelidítő és ugyan ez nem egy vizualizálási szakértő szolgáltatása, hanem a javaslatai által megalkotott Excel diagram javasló / egyszerűsítő szoftver. Izléses és használható diagramokat eredményez. Az egyszerűbb jobb!

Gyártója a BonaVista, aki a Microcharts plugint is elkészítette ezt megelőzően.

Végezetül érdekességképpen nem mindig a diagram a megoldás, még ha úgy is tűnik: http://www.hatekonysag.hu/blog/orias-diagram-es-microchart.htm

Az iWiW átvett egy ötletet a facebooktól azt gondolva, hogy az itt is sikeres lesz, de több dolog hibádzott:

1. Ahogy átvette az gáz. Az üzenetek teljesen eltűntek, mindent a valaki megismert valakik üzenetetek vettek át 2 cm-es blokkokban. Megnézte, kipróbálta ezt valaki, aki használta az üzenőfalat? Pont a kommunikáció lehetősége bonyolódott. Most őszintén: A facebook sem így néz ki! Ott is a kommunikációk vannak előtérben.
2. Az iWiW felhasználói kör többségében nem programozókból és az új technológiák rajongóiból áll, akik számára természetes az új funkciók felfedezése. Sokaknak nem a számítógép az élete, az iWiw viszont a kapcsolattartás eszköze egy egyszerű üzenőfallal, ahol megírhatja ismerőseinek, ha valamit szervez, valami öröm érte, valamit elvesztett, stb. Nekik nincs szükségük a hírfolyam szemetére. Nem akar guberálni, megértem.
3. Ha kommunikálok az szeretném, ha átérne a címzettekhez. Egyszerű iWiW felhasználót üzenőfallal már nem lehet elérni, mert nem tud / nem fog szűrni és az üzenetem hamar eltűnik a számos x ismeri y-t blokkok alatt.
4. Mondhatnánk, hogy mindez előrelépés, és modern, és szűrhető. Nos, a korábbi állapotot tekinthettük egy bizonyos szempontból szűrt állapotnak: Csak a lényeg, az üzenetek voltak rajta. Most ehhez az állapothoz „gépészkedni” kell legalább egyszer. (ha kilépéskor nem vesznének el a beállítások mindig – mint nekem).

A jó megoldás egyébként nem lenne annyira bonyolult. Ha megváltoztatják az alapbeállításokat a régi üzenőfalnak megfelelőre és felhívják a figyelmet a lehetőségekre, akkor mindenki nyer vele:

• a régihez szokott felhasználó is tudja használni
• aki akarja, bekapcsolhatja az extrákat és szűrhet is

Mellesleg a Facebook-on különválasztható a hírfolyam többféleképpen. Üzenet jellege, feladói csoportok, stb szerint. Ha már másolni akar iWiW, a lényegét ragadja meg!

Talán hallottad már, talán nem, az OLE (Object Linking and Embedding – Objektum csatolás és beágyazás) az, amikor egy Office fájlba egy másik fájlt teszünk.

Most koncentrálok és kitalálom a kérdésed… : “Mi a fenének?”

Tudod a flex még értő kezekben sem ideális körömvágásra, barkónyírásra, mint ahogy egy kisollóval sem érdemes sarokcsiszolásra vetemedni…

Szóval van MisS Word, amivel csodaszép doksikat alkothatunk, ám saját táblázata ugyan szép lehet, de okos nem.

Okos táblázatokhoz Excel kell, ami bár okos (és lehet szép is), de nem dokumentumokhoz készült, így ahhoz nem ért.

Nem buta egyik sem, csak máshogy működik. Word a humán, Excel a reál tárgyakban jó? Nem egymás kiváltására, hanem kiegészítésére lettek kitalálva.

Konkrétan a Wordben pl. megoldhatók az intelligens sor és oldaltörések, az Excelben pedig a megfelelően képletezhető táblázatok.

Señoras y señores! Kóstoljunk bele a mexikói ízekbe! Fűszerezzünk egy Word doksit csipetnyi Excellel! Fel a sombreróval! Ollé!

Sokféleképpen lehet rosszul csinálni, inkább egy jó megoldást mutatnék.

Leírom lépésről lépésre is, ha esetleg nem jelenne meg a bemutató:

1. Megalkotjuk Word fájlunkat és oda lépünk benne, ahova be szeretnénk szúrni a táblázatunkat.

2. Megalkotunk egy Excel táblázatot.

(Nagyítások torzítások utólag nem szerencsések, ezért lehetőleg akkorára csináljuk, amekkorába be szeretnénk szúrni. – pl betűméretekre ügyeljünk)

3. Kijelöljük a Word-be illesztendő részt és másolás

4. Átváltunk Word-re és a Szerkesztés/Irányított beillesztés… menüpontra klikk.

Itt 2 választási lehetőségünk van.

A) – Beágyazunk, azaz beágyazzuk, amitől a Wordünkben lesz ez az Excel fájl.

B) – Csatoljuk, azaz csak hivatkozunk rá és ugyan látszani fog a tartalma, de az Excel fájl nélkül számításokra nem lesz jó.

Az A) verziót akkor használjuk, ha a fájlt úgy küldenénk át, hogy az önállóan használható legyen számításokra. Átküldéskor vigyázz, mert a beillesztett Excel fájl minden részéhez hozzá lehet férni, így bizalmas adatok ne maradjanak benne.

A B) verzió saját gépen használatra jó.

Kockáztatunk. Én is, pedig közeli jóbarátom nemrég fél milla feletti ajánlatot kapott Kürt Zrt-től adat visszaállításra.

Milyen gyakran csinálsz biztonsági mentéseket?

Védve vannak az adataid laptop ellopása, winchester megrongálódása esetére is? Magyarul: Ugyanoda készíted a biztonsági másolatot is?

Amiért egyáltalán szóba mertem hozni a témát, mert megismertem egy kiváló eszközt Dobó Mátyás http://doransky.hu/?p=1789 blogjáról, ami megoldja ezt

Ez egy fájdalom és strapamentes biztonsági mentés készítő.
Főleg kis cégeknek, szabadúszóknak, távmunkában, laptopon dolgozóknak, magánembereknek praktikus.

Úgy működik, hogy regisztrálok ingyenesen és kapok egy tárhelyet, ahova menti a fájljaim másolatát.

A gépemen fut egy kis program, ami ellenőrzi, hogy mikor módosítottam valamelyik fájlon és ha azt bezártam, akkor automatikusan felmásolja az aktuális verziót a tárhelyre is.

Így lesz belőle egy másolat ott. Valójában minden verzióját megőrzi, azaz ha bármi miatt megsérül a fájlom, akkor a tárhelyen megvan az előző verziója is.

Több gépet használok és mivel ez a program mindegyiken rajta van, így a gépeim között szinkronizálást is végez.

Több munkatársammal szintén így osztok meg fájlokat. Módosíthat benne mindegyikőnk.

Mindez ingyenesen 2 GB tárhellyel. Ha erről a linkről regisztrálsz: https://www.getdropbox.com/referrals/NTEzNDMwODk , akkor ezen felül még 250 MB-ot kapsz hozzá.

Céges szinten a biztonsági mentésekre szokott lenni megoldás, de érdemes lehet rákérdezned rendszergazdától, hogy mennyi időnként készülnek nálatok biztonági mentések és melyik mappák kerülnek mentésre.

Volt már hasonló korábban szoftverekkel, számítógépekkel, egérrel, billentyűzettel kapcsolatban, de ez most más!
Rögtön meg fogod érteni Te is, mert ez egy logikus “szerelem”
Talán a menyasszonyom is megérti…

Az “ALT GR”, és a jobb oldali CTRL között volt és sokáig nem foglalkoztatott, hogy mire való, vagy mit ábrázol. Egyszerűen csak ott volt a tehetségével feldezésre várva. (Nem a Windows, hanem a mellette levő)

Szerencsémre rányomtam! És megtörtént a csoda! Előhozta a helyi menüt!

Ez ugye szinte minden programban megtalálható és azokat a lehetőségeket gyűjti össze, amiknek éppen abban a helyzetben van értelme.

Nagyon sokat tud gyorsítani a munkán, mert nem kell egerészni.

Lássuk, hogyan működik! Excelben szemléltetem a képen, de a lényeg ugyanaz a többi program esetén is.

Mikor lenyomom ezt a gombot előjön a helyi menü.
Le-fel nyíllal egyesével lépkedhetünk a menüpontok között
Enterrel végrehajthatjuk a kiválasztott menüpontot.

Még gyosabb megoldás, ha megnézzük, hogy a kívánt menüpontnak melyik betűje van aláhúzva és mikor a helyi menü látszik, akkor azt a betűt megnyomva rögtön végrehajjta azt a parancsot (a képen az F van aláhúzva a cellaformázásban)

A helyi menüt eltűntethetem az ESC gombbal.

Ha tetszett, vagy nem tetszett a cikk, várom a hozzászólásod.
Ha sokaknak tetszik, akkor még mindig lesz pár további billentyűparancsos tipp.

Közben persze számíthatsz más tippekre is.

Ismerőseimnek adatvesztés miatt vesztek el a könyjelzői.

Ezekre mindre van megoldás!

• áttekinthető
• visszakereshető
• több gépről elérhető
• biztonságos

Egy kiváló eszköz rövid, pörgős, lényegretörő bemutatóvideóját fordítottam le neked, és feliratoztam.

Ami a videóból kimaradt!

Használhatsz privát könyvjelzőket!
Ezeket más nem látja, hanem csak Te, amikor bejelentkezel.

A gépeden található könyvjelzőidet beimportálhatod. A fiók létrehozása után rögtön fel is kínálja neked.
A mappák, amiben a könyvjelzőid vannak címkenevekként fognak szerepelni a http://delicious.com -on.

Ugyan angol nyelvű az oldal, de nagyon egyszerű, 5 alap szó ismerete elég a használatához.

Nem véletlen a gyorsbillentyű elnevezés, aki ismer néhányat, az tudja.

Készíttettem egyik kollégámmal egy segédletet, ami tartalmazza az Excel gyorsbillentyűket a mozgásokhoz. A/4-es lapra kinyomtathatod, és ha kiakasztod a monitorod mellé, hogy szem előtt legyen, akkor könnyen megtanulhatod.

Hogy mindegyik billentyűkombinációt ki tudd próbálni nyiss meg 2 excel és 1 word fájlt, valamint az excelben tölts ki adatokkal egy tartományt.

Ugyanezek a gyorsbillentyűk használhatók az OpenOffice Calc-ban is.

Letöltéshez kattints a képre, vagy a kép alatti feliratra:

Excel gyorsbillentyűk Letöltése

PDF fájl, ezért a megnyitásához a PDF XChange Viewert ajánlom, de használhatsz hozzá Acrobat Readert is.

Várhatóan lesz folytatása, ha nem akarsz lemaradni róla, iratkozz fel az értesítőre jobb oldalon!

Várom észrevételed a hozzászólások között!

Ja és az angol verziót le tudod tölteni az angol nyelvű blogomról:
http://www.access-excel-vba.com/illustrated-excel-keyboard-shortcuts.htm

Köszönhető mindez annak, hogy kincsre bukkantam.
Tudom, már írtam gyors PDF olvasókról, de ez több annál. Ez az olvasóprogram funkcionalitásában tökéletes.

Egyik aktuális projektemben rengeteg nyomtatást kerülhettünk el vele, úgy hogy a tesztanyagokat PDF-be „nyomtattuk” és a megjegyzéseinket a létrehozott PDF-ekbe írtuk.

A fenti eszköztárról is látszik, de a lényeg: az ingyenes verzióval Beleírhatók a PDF fájlokba:

• megjegyzések
• kiemelések, áthúzások, aláhúzások (nyilak, keretezések, stb…)
• szövegdobozokban tetszőleges szövegek
• magyarázatok
• bélyegzők

Mindezeket a módosításokat úgy menthetjük, hogy nem tesz reklámszöveget a PDF-ünkbe.

Mindezek tetejébe még hordozható szoftver is.

Ugyan manapság még, ha PDF fájlokat tesznek letölthetővé, akkor az Adobe Reader-t ajánlják a megnyitáshoz, mintha csak ez lenne, én nem! Töltsd le és használd inkább ezt!
Így nemcsak olvasóprogramot kapsz, hanem olyat, amivel szerkesztheted is a PDF fájlokat ingyen.

Innen tudod letölteni:
http://www.docu-track.com/downloads/users/
(és nem kapok jutalékot tőlük, az ingyenesből főleg nem):