Egyre több esetben merül fel az igény a bárhonnan, bármikor elérhető, gyors adminisztrációs rendszerre. Az értékesítő út közben, vagy ügyfélnél is gyorsan el szeretné érni az adatbázist, vagy a munkatársak több telephelyről szeretnének dolgozni a közös adatbázisba. A vezetői döntésekhez késedelem nélkül, rendezett formában kell adatokhoz jutnunk.

Elterjedt megoldás a távoli asztallal történő bejelentkezés, ez azonban alaphelyzetben nem teszi lehetővé több felhasználó bejelentkezését egy gépre. Így két lehetőség van: minden távol dolgozó munkatárs egy-egy központban levő gépet is lefoglal, vagy komoly összeget kell kifizetnünk az ezt lehetővé tevő szerver licencéért.

Másik egyre jobban elterjedő megoldás a webalkalmazás, azaz weboldalak, amelyeken keresztül adminisztrációs feladatokat tudunk elvégezni.

Tekintsük át a kialakulását!

Eleinte prospektus jellegű weboldalak készültek, amit csak a webmesterek tudtak karbantartani és megalkotni a bonyolultságuk miatt.

Aztán megjelentek a webáruházak, és online katalógusok, amik már adatbázisokkal dolgoztak. Ezek már dinamikus weboldalak voltak, azaz a weboldal a felhasználó számára az adott pillanatban jön létre, az aktuális adatoktól és a felhasználótól függő tartalommal. Pl.: A webáruházban az 500 termékhez nem készítettünk 500 oldalt, hanem csak egyetlen sablont, ami a felhasználó által kiválasztott termék adataival töltődik fel.

Az internetes világban nagyon fontos, hogy a weboldal milyen gyorsan reagál a felhasználó kattintásaira. Elég csak egy olyan oldalra gondolni, ami nagyon lassan töltődik be. Bizony a látogatók jó része bezárja az oldalt. És ha az említett oldalon valamilyen terméket próbálnak eladni, akkor a néhány másodperces várakozás komoly veszteségeket okozhat.

A sebességet alapvetően két fő dolog határozza meg: a letöltési és feltöltési sebesség, valamint a weboldalon alkalmazott technológia.

Ne gondoljuk azt, hogy a sávszélesség mindenhol elég nagy most már, mert például a mobil internet lefedettsége bizonyos földrajzi területeken nagyságrendekkel lassabb.

A technológiára később térnénk ki.

A sebesség sokáig volt akadálya annak, hogy komolyabb “termelési” szerepet kapjanak a webalkalmazások. Gondoljunk csak arra, ha a bankban az ügyintéző egy hihetetlenül lassú programon próbálja rögzíteni a pénz kifizetést… amit az ügyfél végig kell hogy várjon, ezáltal a 3 perces pénz felvét 15 percesre nyúlik.

Vegyünk egy másik példát: A cégvezetés azt szeretné, hogy a területen lévő munkatársak minél kevesebb időt töltsenek az irodában és minél többet az ügyfelekkel. Ezért drága pénzen elkészít egy internetes ügyviteli rendszert, amin keresztül az ügyfelek adatai is elérhetővé válnak.

Ezt követően, a cég üzletkötője így akárhonnan elérheti az adatokat. Majd, például mobil internet kapcsolaton keresztül próbálja elérni a céges weboldalt, hogy az egyik ügyfelet felhívja. A főnök azt kérte, hogy a találkozó után, az adatokat azonnal rögzítse, hogy meglegyen az ügyfél történet. De kinek van kedve ezzel elszórakozni ha egy telefonszám kikereséséhez 10 percre van szükség, illetve néhány mondatot beírása eltart 15 percig… Ennek eredményeképpen a nagy erőfeszítés árán elkészített céges ügyviteli rendszert a kutya sem fogja használni végül. Nem azért mert rossz, hanem mert lassú, és ezért nagyon nehézkes az adat kinyerés és bevitel.

A példa kedvéért, az egyik hazai hírportál kezdőlapjával a böngésző 1,36 Mb adatot töltött le, aminek csak a töredéke a “hasznos tartalom”. A cikk, amit el akarok olvasni ebből kb. 0,06 Mb. A többi pedig a sallang: a képek, a formázás, a flash videók, stb. Persze mindez teszi a megjelenést olyanná amilyen. De az ilyen mértékű adat letöltés újra és újra meg fog történni, ha rákattintok egy másik linkre.

Míg ez megengedhető egy ilyen oldal esetében, addig egy céges weboldal esetén nem előnyös. Egy olyan oldal esetében, amivel pénzt keresünk, illetve amit a cégen belül ügyek és folyamatok adminisztrációjára, nyomkövetésére használunk dolgokat gondot okozhat.
Miért? Mivel erőforrás és sávszélesség igényes. És ha ezek nincsenek meg, akkor a weboldal lassúvá válik. És ha lassúvá válik senki sem használja majd szívesen.

Mit lehet ezzel kapcsolatban tenni?

2005 körül kitaláltak egy technológiát (ajax), ami lehetővé tette azt, hogy ne kelljen az egész oldalt újra és újra letölteni, hanem csak a hasznos tartalom töltődjön újra. Csak az adatok, a szöveg, cikkek, és nem a sok kép, flash és egyéb dekoráció, ami ugyan esztétikussá teszi az oldalt, de az elérést csak lassítja. Ami a fenti példa alapján az eredeti weboldal méretéhez viszonyítva töredéknyi lehet (!!!).

Ezt nevezhetjük annak ami: igazán nagy lépés az internet jobb használhatósága felé. És ez kétségtelenül változást hozott, és a legfőbb okot, ami miatt otthagyják a látogatók a weboldalakat, vagy ami miatt nem lehetett igazán jó és használható internet alapú céges rendszert készíteni – a lassúságot – kezeli.

Ez a technológia azt teszi lehetővé, hogy amikor a felhasználó kattint, és mondjuk egy másik terméket, vagy ügyfél adatait nézné meg, akkor a lehető legkisebb netes forgalom generálásával a rendelkezésre bocsássuk a keresett adatot. És ez szinte azonnali válaszként nyilvánul meg a látogató szemében.

Hová vezet(ett) ez?

A fent említett technológiát felhasználva nem csupán rövid válaszidejű weboldalakat készíthetünk, hanem ténylegesen olyan adminsztrációs programokat is, amelyek böngészőben gyorsan futnak és használhatóak. Ennek nyilvánvaló előnye, hogy nem kell minden gépre telepíteni külön-külön. Bármelyik operációs rendszeren fut, akár az új iPad-en vagy iPhone-on is. Nem beszélve arról az előnyről, amit az jelent, hogy akárhonnan lehetőség van betekinteni a céges ügyek folyásába, ha rendelkezésre áll internet kapcsolat. És nem kell többé azon aggódni, hogy a területen dolgozó munkatársak nem használják az ügyviteli rendszert, mert az lassú.

Ezt az teszi lehetővé, hogy a böngésző, a weboldalra való megérkezéskor letölti a weboldalt, és ezt követően már csupán az adat utazik. Az adat, ami egyébként a weboldal tartalmának kevesebb mint 5%-a, sőt sok esetben ez csupán az 1% éri el.
Tehát akár 100-100x kevesebb adat letöltésére van szükség, ami miatt a program sokkal gyorsabb és a felhasználó rengeteg időt takarít meg.

Ki használ ilyen programot? Néhány nagyobb példa: OTP, Magyar Rendőrség, Magyar Villamos Művek mellett jó néhány kisebb cég is.

Tudom, hogy az ügyfél számára legtöbbször az első adatbázisáról / adatbázis leírásáról van szó, így nehéz lehet megfogalmaznia, hogy mire is van szüksége.

Az igények ismerete nélkül azonban nehéz még időráfordítást és közelítő árat is mondani. Olyan ez, mintha autót szeretnénk venni és a választék egy pár tízezer forintos sérült, régi használt autótól a közel 100 milliós Aston Martinig terjed. Legalább nagyjából látni kell az igényeket, mert kérdezni is csak utána lehet értelmeset.

A jó hír az, hogy az igények meghatározását az alábbi leírás alapján nem nehéz megalkotni.

A legegyszerűbb eset az, amikor a vállalatirányítási rendszerből kapott fájlból kell egy valamilyen felépítésű Excel fájlt, vagy fájlokat készíteni. Ilyenkor elegendő lehet, ha látom a kiindulási fájlt és az egyszer kézzel megformázott végeredményt. Még annyi információ szokott kelleni, hogy a mintafájlhoz képest még mire számíthatok? Több sorra a blokkokon belül? Több blokkra?

Ezt követően már tudom, hogy mekkora ráfordítás megírni egy programot, ami egy gombnyomásra végrehajtja a teljes átalakítási/darabolási/formázási folyamatot.

Nézzük meg mi a teendő akkor, ha egy adatbázisról van szó!
Először is, a jelenleg valahogyan működnek a dolgok. Ennek a leírása az elsődleges feladat!

1. Szövegesen írjuk le az adatbázissal kezelni kívánt folyamatot! Ennél írjuk le az általános szituációt és utána kifejthetjük, hogy milyen esetek fordulhatnak még elő, pl.:  Ügyfél telefonon, e-mailen, vagy faxon eljuttatja hozzánk az ajánlatkérését
   1. Munkatársunk kalkulál egy árat és vállalási határidőt
   2. Munkatársunk elküldi ajánlatát ügyfélnek
   3. Ügyfél visszajelez, hogy megrendeli-e (az ügyfél megrendelésre váró dolgokról jó ha van a munkatársnak listája, hogy érdeklődni tudjon ügyfélnél)
   4. Ha megrendelte, akkor …
2. Ha vannak munkalapjaink, akkor érdemes elővenni néhány kitöltöttet, ezeket bescannelni (vagy digitális fényképezőgéppel/telefonnal lefotózni) és a következő információkat szövegesen leírni:
   1. Melyik munkalap melyik lépéshez / lépésekhez tartozik?
   2. A munkalapnak melyik mezőjébe milyen jellegű adat kerülhet (szöveg, egész szám, tört szám, dátum)? Ezért is jó a kitöltött munkalap, mert abból már ezek többnyire lászanak. Fontos tudni, hogy az adatbázisokban az adattípusok eléggé szigorúak, azaz ha az egyik mező dátum, akkor oda nem tudok hozzávetőleges dátumot (pl.: 2010 augusztus), vagy szöveges leírást írni.
   3. Azt kell még láttatni még, hogy melyek azok a pontok, amit ha egy egyszerű táblázat egy sorába szeretnék beírni, akkor hol szeretnénk kettéválasztani azt az 1 sort, azaz hol kellhet beírnom egy mezőbe több adatot. Pl.: Egy munkalapra több gép javítását és hozzájuk a felhasznált alkatrészeket rögzítenénk.
   4. Mindegyik munkalaphoz írjuk fel, hogy mi alapján szeretnénk utána visszakeresni! pl.: munkalapszám, ügyfélnév, géptípus, felhasznált alkatrész.
3. Ha a jelenlegi folyamatban Excel fájlokat használunk, akkor azokból szintén érdemes pár soros mintaadatot tartalmazó táblázatot készíteni és az előbb leírt tudnivalókat hozzáírni.
4. Ha szeretnénk listákat látni, akkor tudnom kell, hogy melyik listában milyen oszlopok (mezők) látszódjanak. Pl.: Kifizetetlen számlák listán: ügyfél neve, kiállítás dátuma, fizetési határidő, nettó összeg, eddig mennyit törlesztett, mikor törlesztett legutóbb, mennyivel tartozik még.
5. Az elkészítendő jelentésekről írtam korábban egy részletes leírást: http://www.hatekonysag.hu/blog/kimutatas-jelentes-egyertelmu-egyszeru-megfogalmazasa.htm

Nagyon fontos jellemző a felhasználók száma és az, hogy ők mind helyi hálózaton használnák, vagy távolról is hozzá kell férni az adatokhoz.

A gépek korszerűsége szintén lényeges szempont. Milyen operációs rendszer és Office verzió van rajtuk, mennyi memória van bennük, mekkora a képernyőfelbontásuk.

Ha valamilyen tenyérszámítógéppel, vagy okostelefonnal is szeretnénk használni, arra is van lehetőség, de ezt is előre ismernünk kell.

Még ezek után is előfordulhatnak kérdések, ezért kontaktinformációk megadása célszerű, hogy kérdezni lehessen.

Nemrég egy új ügyfél Longwood és a Dun & Bradstreet cégadatbázisát fésültem össze és felmerült egy érdekes helyzet.

Főleg kisvállalkozásoknál fordul elő, hogy ügyfélnyilvántartásra (és kapcsolattartásra) nem megfelelő eszközt használnak, vagy még rosszabb, ha semmilyen eszközük nincs rá.

Ez kritikus pont a cég működésében.

A következő 4 perces videón bemutatom, hogy mi is a különbség egy Excel és egy Access adatbázis között, és hogy mi az a minimális funkcionalitás, amit egy ügyfélnyilvántartónak tudnia kell:

Ha a videó nem jelenne meg, akkor itt tudod megtekinteni: http://www.vimeo.com/1441647

Ez nem egy teljes CRM (Customer Relationship Management – Ügyfélkapcsolat menedzsment) rendszer, hanem annak a legfőbb funkciója, amivel megoldható az ügyféltörténet és a hozzájuk kapcsolódó teendők kezelése.

A példa alapján remélem átment, hogy ez nemcsak ügyféladatbázisra, hanem bármely más adatbázisra is alkalmas. Az adatbázis további funkciói olyan dolgokat tesznek lehetővé, amit excelben nem lehet, vagy nagyon körülményes megoldani.

Ne szenvedj kusza adatokkal, elkallódó információkkal! Hívj! 70-411-45-47

Meddig terjed az excel és hol kezdődik az áttekinthetetlenség?

Félelmetes méretű egymásra hivatkozó excel fájl gyűjteményeket látok munkám során.

Valamikor egy-két funkcióra jöttek létre, majd az “evolúció” a használhatóság határára juttatta.

Miért is gond ez az egész?

• Ha egy kiinduló helyen módosítunk egy adatot, vajon tudjuk, hogy hol kell frissítenünk ezután?
• Bízhatunk-e benne, hogy minden fájlon végigment a frissítés?
• Dokumentáltságuk többnyire hagy kívánni valót maga után, ezért az első új munkatárs, akire rábízzuk, véletlenül bebizonyítja, hogy itt bizony van hibalehetőség bőven és tönkretehet dolgokat.

Egy tesztkérdés jut eszembe az ilyen táblázatrendszerekről:

Mire használja a flexet?

1. A mit? 0 pont
2. Csiszolás, vágás. 5 pont
3. Csiszolás, vágás, kenyérszeletelés, konzervnyitás, fogkő eltávolítás, manikűr-pedikűr, barkónyírás. 10 pont

Vannak barkácsoló típusú emberek Gyakran nagyon ügyesek, szinte mindenre gondolnak és autodidakta módon beletanulnak a szakmába. Csak hát ugyanúgy, ahogy a fogkő eltávolításra nem a flex a legjobb eszköz, ugyanígy az excel sem alkalmas mindenre.

Egy másik kedvenc tesztkérdésem:

Mit tesz, ha csöpög a csap?

1. Pánikba esem és szerelőt hívok. 0 pont
2. Elzárom. 5 pont
3. Leflexelem a sarokszelepet, majd hogy megtaláljam a rejtett hibát, villanyvésővel végigbontom a falban a vízvezeték csövet, alkatrészeire szedem a bojlert, markolóval kibontom a ház vízbekötését, végül kihívom a szerelőt, aki elzárja a csapot. 10 pont

Nagyon túl lehet komplikálni dolgokat Ha veszélyes vizeken járunk, inkább forduljunk szakemberhez.

Mi a megoldás, ha magunkra ismertünk:

• Dokumentáljuk a rendszerünket.
• Hívjunk adatbázis-fejlesztéssel-tervezéssel foglalkozó szakembert, amíg nem késő. (http://www.hatekonysag.hu/adatbazis_fejlesztes.php)

Az Excelt sokan használják és szinte mindenki megüti vele előbb-utóbb kisebb-nagyobb mértékben a bokáját.

Néhány megrázó történet, hogy mire képes az ember egy táblázatkezelővel: http://www.eusprig.org/stories.htm.

Ilyen magyar nyelvű oldal nincs, mert mi természetesen nem követünk el ilyen hibákat

Az excel egy rugalmas és jól használható eszköz, rengeteg lehetőséggel (és hibalehetőséggel).

A veszélyét a módszertan hiánya adja hozzá. Nem megy át tervezésen, tesztelésen, auditáláson. “Csak ess neki” módszerrel összedobják és a gyanú se merül fel bennük, hogy esetleg hibázhat. Azaz az excel a felhasználóval együtt veszélyes igazán

A megoldás az, ha a kritikus számításokat ellátó munkafüzetet vagy nagyon alaposan ellenőrizzük, teszteljük, majd levédjük, vagy elkészítését és védelmét excellel foglalkozó szakemberre bízzuk.

Kritikus adatok (pl. ügyféladatok) hasonlóan veszélyesek excelben.
Itt a véletlen sorbarendezések tehetnek tönkre egy címlistát, pl. ha a cégneveket sorba tettük, de vele a címek nem mozdultak…

A címlistákra a megoldás egy adatbáziskezelő rendszer, vagy méginkább célravezető “ügyfélkapcsolat menedzsment – CRM (Customer Relationship Management)” rendszerek használata.

Adatbázisokról bővebben itt: Adatbázisról érthetően

CRM rendszerről bővebben itt: Leírás a CRM-ről és a CRM rendszerről

Akár vezetőként jelentéseket kérsz embereidtől, akár tőled kérik a kimutatásokat, már megtapasztalhattad, hogy nem ugyanazt értitek a dolgok alatt.

Kimaradnak és máshogy értelmeződnek a “maguktól értetődő” részletek…

Ennek elkerülésére aztán az egyszerű, szakmaiságot minél jobban mellőző megfogalmazás helyett a másik szakterületébe nyúlunk óvatosan…

Ugyanúgy, mint az autózásnál, a cél meghatározás és az útbaigazítás jól jön a sofőrnek, de a vezetésre tanítás nem esik jól…

Az igény-meghatározás kommunikációs nehézségeinek áthidalására írtam egy pár oldalas, egyszerű útmutatót, mely egy – reményeim szerint – cikksorozat első része.

Innen tölthető le: Jelentések egyszerű megfogalmazása (PDF – 263 KB)

Ez a cikk már megjelent a Controlling Világ márciusi hírlevelében.