A dolog akkor kerek, ha beleveszünk mindenféle sablonos dokumentumot, amiben pár adat változik. pl. egyen-szerződéseket, adatlapokat stb.

Ez mind körlevél és többször tapasztaltam, hogy mikor megmutatom, kerekednek a szemek és csillognak a tekintetek.

Hogyan is néz ki a történet?

Adott egy dokumentum, amiből sok hasonlót kell megcsinálnod. Csak az adatok változnak benne. Ez lesz a körlevél alap.

Szerencsés esetben van egy táblázatod, vagy adatbázisod azokkal az adatokkal, amiket be szeretnél helyettesíteni a dokumentumodba. Hívjuk ezt csak adatfájlnak. Ha nincs ilyened, akkor érdemes létrehoznod, mert a táblázat utána rendezhető, szűrhető is marad.

Az eredmény / happy end pedig egy olyan dokumentum, aminek a sok-sok lapja ki van töltve megfelelően.

Most hogy ismered a hozzávalókat és látod milyen finom lesz a végére: Lássuk a receptet!

A lépések a 2003-as verzióval:

1. Megnyitod azt a Word dokumentumot, ami alapján létre szeretnéd hozni a doksikat.
2. Elindítod a körlevél varázslót (Eszközök / Levelezés / Körlevél)
3. Levél típus kiválasztása.
4. Beállítod, hogy ez a megnyitott doksid legyen a körlevél alap
5. Kiválasztod az adatfájlt, amiben a táblázatod van
6. Beilleszted a táblázat mezőit a körlevél megfelelő pontjaira
   (KörlevéSajnos itt látszik, hogy a Microsoft szeretné a kört négyszögesíteni)
7. Elmented a dokumentumodat.
8. Egyesíted az eredményt egy új dokumentumba
9. Átnézed és elmented az új dokumentumodat.

A 2007-es verzióval a lépések kicsit még egyszerűbbek, íme:

Ugye ez akár a gyorsan finomat sorozatban is megállná a helyét, mert az elkészítése a hozzávalók megléte esetén csak pár perc?

Ha tetszett, tedd meg a lépéseket, hogy ismerőseid is megismerhessék ezt! Oszd meg facebook-on, iwiw-en, twitteren!

A verzióváltás 2003-as office-ról 2007-esre sokaknak még az Y2K problémánál is rázósabb.

Íme pár segédlet, amit letölthetsz a gépedre és bármikor elindítva megnézheted, hova került át a funkció:

Excel: http://office.microsoft.com/hu-hu/excel/HA101491511038.aspx

A blogom e-mail értesítőjére feliratkozottak kapnak hozzá egy 24 oldalas nyomtatható verziót is.

PowerPoint: http://office.microsoft.com/hu-hu/powerpoint/HA101490761038.aspx

Word: http://office.microsoft.com/hu-hu/word/HA100744321038.aspx

Outlook: http://office.microsoft.com/hu-hu/outlook/HA102221621038.aspx

Access: http://office.microsoft.com/hu-hu/access/HA102388991038.aspx

Kicsit félve jegyzem meg, hogy az évváltások nekem mindig problémásak, még az MMX-edik évben is.
- papírnaptár lapozási gondok – nincs benne a 13. hónap
- a dátumot még hetekig elírom…

És persze BUÉK minden kedves olvasónak!

Új évre való tekintettel elkészítettem a David Seah naptár 2010-es verzióját is. Itt írtam róla korábban és innen tudod letölteni: http://www.hatekonysag.hu/letoltes/compact-calendar-2010-hu.xls

Verzióváltás után a rutinosak is jó darabig keresgélnek és/vagy szitkozódnak, amíg belejönnek.

Elárulom: a gyorsabb, zökkenőmentesebb átálláshoz készült egy segédlet/szótár/menütérkép.

Nem saját találmányom. A nagy szoftvercég készítette.
Viszont ha nem akarsz 1056 oldalt kinyomtatni, vagy az oldalbeállításokkal és a másolásokkal bajlódni, akkor használd a 24 oldalas verziómat.

Az eddigi verziókban szinte minden a megszokott helyen maradt, ezért a korábbi Excelről (97, 2000, XP, 2003)  áttérőknek is használható.

Az összetartozó témákat csoportosítottam így már nem 1-2 soros oldalak között kell keresgélni.

Korábban már említettem, hogy a hírlevélre feliratkozottak kiváltságokban részesülnek.
Aki feliratkozott, az kapja meg ezt a segédletet (is). Iratkozz fel (jobbra fenn) és megkapod!

Office 2000-es, XP és 2003-as felhasználóknak javaslom a kompatibilitási csomag telepítését.

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=941B3470-3AE9-4AEE-8F43-C6BB74CD1466&displaylang=hu

A kompatibilitási csomaggal a régebbi Office-okban is meg lehet nyitni az új Office fájlokat.

Ha egy tizedestörtet megszorzol egy egész számmal, és az eredmény 65 536 vagy 65 566 körüli, akkor azt az excel 100.000-nek jeleníti meg. Konkrét példák: 850*77,1 vagy 425*154,2 stb.

Állítólag ez csak megjelenítési probléma, tehát a kapott eredménnyel tovább számolva a többi számítás eredménye már jó lesz.

A fenti ábrán egy kicsit körüljártam a problémát (a használt képleteket beírtam a számítás mellé jobbra) és kipróbáltam néhány egyszerű műveletet: *1, +1, -1, /1
Az eredmény érdekes volt, mert a kivonásnál jól működött, a többi esetben nem!

Lehet mondani, hogy ez a hiba talán 2x fordulhat elő egy élet alatt (hiszen nem derült ki sem a tesztek alatt, sem a bevezetést követő hónapokban), ezért nem kell annyira felfújni.

Ha az excel munkafüzeteinkben tényleg kritikus számításokat végzünk, akkor ez rossz döntésekhez, az pedig akár komoly veszteségekhez, vagy haszonkieséshez vezethet.

Remélhetőleg nincs benne több hiba, de ez nem zárható ki teljesen! Ugyanígy persze más termékben is előfordulhatnak hibák.

Inkább ne bízzunk vakon a számításokban, képleteinkben. Az egyik beépített pénzügyi függvénynél is hallottam már hibáról. Sajnos ez van!

Érdemes lehet 2 féleképpen számíttatni a fontos eredményeinket, így valószínűbb, hogy kibukik az esetleges hiba:

Így néz ki egy excel keresztellenőrzés (cross check).

Ezen az ábrán a színek az összegzett tartományokat jelentik. A sárga tartományt az alatt, a kéket tőle jobbra, a pirosat pedig a jobb szélen szummáztuk.

Persze ez sem 100% biztonságú, de legalább megtettük, amit lehetett.

Merész, gyökeres változtatások történtek. Talán nem is egy verziót, hanem négy évet ugrottunk

Bátrak, mert szakítottak azokkal az “örökségekkel”, amiket egyszerűbb folytatni, de szükséges volt már régóta változtatni.

Az egyik ilyen az Excel munkalapmérete, melyben a 65536 sor * 256 oszlop helyett egymillió sor * tizenhatezer oszlop áll rendelkezésünkre.

A másik az Excel hatféle fájlkiterjesztés, mely egy átlag felhasználó számára zavaros lehet.

Eddig az XLS fájlunkat könnyedén meg tudták nyitni más gépeken is a régebbi verziókkal.

Ez a váltás azonban megnehezíti a dolgunkat: Ha partnerünk újabb verziójú Excel fájlt küldd, akkor annak megnyitásához vagy “kompatibilitási csomag”-ra, vagy “megjelenítő program”-ra van szükségünk.

Előbbi szerepe, hogy a jelenlegi programunkban (pl. 2003-as Office) is szerkeszthetővé válik a következő verziójú (2007-es) fájl.

Utóbbi ingyenes és csak megtekinteni, nyomtatni lehet a fájlokat, de módosítani nem.

A kompatibilitási csomag itt található:
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=941b3470-3ae9-4aee-8f43-c6bb74cd1466&displaylang=hu

Megjelenítőt (Viewer) a 2007-es Office két részéhez találtam:

PowerPoint Viewer 2007 és Visio Viewer 2007 a Microsoft oldaláról (mindkettő angol nyelven)